Riktlinjer för att ta mötesnoteringar

Att ta bra anteckningar är avgörande för att maximera effektiviteten i ett möte och hjälper dig att komma ihåg viktiga punkter i presentationen. Microsoft förklarar, "Oavsett om du tar anteckningar för hand, på en mobil enhet eller på din bärbara dator, kan du med hjälp av en organiserad noteringsstrategi få resultat från dina möten." Din noteringsmetod är personlig preferens, men hänsyn bör tas till det slutliga syftet och målet för dina anteckningar.

Delad eller Privat

Om din avsikt är att bara komma ihåg viktiga punkter från mötet för personligt bruk efteråt, ta anteckningar på något sätt eller format du väljer. EffectiveMeetings.com förklarar, "Om du inte är bekväm med att förlita dig på din penna och anteckningsblock, försök använda en bandspelare eller, om du är en snabbskrivare, ta en bärbar dator till mötet." Om dina anteckningar kommer att bli tillgängliga för andra måste du dock följa strängare riktlinjer och utformningar för att minimera potentiell förvirring när beståndsdelarna granskar dem.

Stil & Format

Formatet på dina anteckningar måste följa en logisk utveckling, så att andra enkelt kan förstå innehållet och behålla viktig information. Business-Conference-Call.net föreslår att man använder ett traditionellt konturformat: "Avgas ett alfanumeriskt och numeriskt numreringssystem för att hålla vad du hörs organiserad." En översikt kan du lägga till viktiga detaljer om olika ämnen utan förvirrande pilar, asterisker eller andra märken. Detta är särskilt viktigt om presentationen återgår till ett tidigare färdigt ämne.

Relevanta noteringar

För att förbättra kvaliteten på dina anteckningar, fokusera bara på viktiga aspekter av mötet eller presentationen. Business-Conference-Call.net rekommenderar, "Dokumentera alla viktiga objekt som du behöver komma ihåg eller hämta senare, men behåll vad du faktiskt skriver eller skriv kort." Undvik att notera poäng som är sunt förnuft, eller att du redan är medveten om. EffectiveMeetings.com föreslår att du inte försöker ta ordliga anteckningar utan istället fokusera på de poäng som görs, i stället för det verb som används av presentatören.

Framtida användning

Efter mötet, granska dina anteckningar och lägg till relevant information eller detaljer som du missat eller utelämnat tidigare. Gaebler.com föreslår att du gör det så snart som möjligt medan mötet eller presentationen fortfarande är fräsch i ditt minne. Om du tog anteckningar med en penna och papper, hjälper de också att se till att de inte går vilse eller förstörs, eftersom filen kan sparas på datorns hårddisk, laddas upp till en företagsserver, skickas till kollegor eller sparas på en USB-minne.