En anställd resekostnadspolicy

Vanligtvis är anställdas resekostnader den tredje största kontrollerbara utgiften i affärer, enligt AllBusiness.com. Politiken för rapportering av resekostnader är avgörande för företagen stor och liten och säkerställer att medarbetarna får ersättning för sina resekostnader för resor utan kostnad. För småföretag är en anställdas resekostnadspolitik viktigare än för stora företag, vilket är mycket mindre sannolikt att behöva minimera resekostnaderna.

Identifiering

En resekostnadspolicy är en skriftlig bestämmelse i arbetstagarhandboken som beskriver vilka typer av kostnader företaget ersätter och hur arbetstagaren måste göra anspråk på utgifter, enligt AllBusiness.com. Typisk kostnadspolicy omfattar också en del om konsekvenserna av att bryta mot policyn.

Fungera

En skriftlig resekostnadspolicy ger arbetstagaren en tydlig förklaring av ersättningspolicyn för resekostnader och undviker förvirring, enligt anställningshandbokens hemsida. En resekostnadspolitik resulterar i rimligt boende för arbetstagaren samtidigt som kostnaden för företaget för legitima affärs- och underhållningsbehov minimeras.

fördelar

En anställdas resekostnadspolitik kan göra det möjligt för ett litet företag att öka hävstångseffekten när man förhandlar om priser på gemensamma resekostnader, till exempel hotell, som gynnar bottenlinjen. Dessutom kräver resekostnadspolicyer skriftlig dokumentation av utgifter, vilket underlättar för affärsägaren eller hans revisor när han godkänner ersättning och gör pappersarbete.

Varning

I ett fall i fallet i USA: s tingsrätt för Northern District of California har domstolen fastslagit att en anställd kan bryta mot företagets resekostnadspolitik, men verksamheten måste fortfarande ersätta arbetstagaren om verksamheten har kännedom om utgifterna enligt Business and Legal Resources hemsida. BLR rekommenderar att anställda ersätts om det finns rimlig kunskap om kostnaderna. Om en anställd reser, exempelvis behöver han troligen ett hotell och transport även om han inte anmälde utgiften.

Tips

Småföretag bör överväga att använda en programpaket för arbetstagarnas resekostnad för att utforma sin egen policy, med tanke på att ett företag kan behöva ändra det för att möta sina budgetbehov. Se också till att medarbetarna tydligt förstår att de kommer att få ersättning för resekostnader, men de måste rapportera utgifter så snart som möjligt.