Effektiv kommunikationsplan

En kommunikationsplan beskriver vad en organisation vill utföra med den information som den skickar ut. Det listar mål, verktygen som används för att producera kommunikation och avsedda mottagare. Planen beskriver vilken information som ska delas och hur den ska distribueras. Planen identifierar också de personer som ansvarar för att bygga och hantera information, när det ska kommuniceras och där register ska lagras.

Innehåll

Kommunikation inkluderar tryckpublikationer, konferens- och publikmaterial, juridiska dokument och onlineinnehåll. Andra typer av kommunikation inkluderar undersökningar, rapporter, taler och andra företagsdokument. Marknadsföringskommunikationstyper inkluderar projektnyhetsbrev, testimonials, presentationer och andra marknadsföringsskydd. Typiska mekanismer som används för att leverera ett meddelande är affischer, broschyrer och webbplatser. Kommunikationsplanen innehåller vanligtvis en kalender för att ange när kommunikationsmaterialet kommer att finnas tillgängligt. Dessutom definierar planen en metod för att mäta hur väl kommunikationen fungerade.

Ändamål

En kommunikationsplan fungerar som en proaktiv åtgärd för att säkerställa att alla har rätt information i tid. Planen beskriver vem som producerar varje typ av kommunikation och hur ofta det blir uppdaterat eller distribuerat. Prioritering av kommunikationsbehovet hjälper organisationen att identifiera hur mycket tid som ska tilldelas dessa uppgifter i övergripande organisationsplanering.

Publik

Kommunikationsplanen anger vilka typer av meddelanden och vem som ska ta emot dem. Tydlig identifiering av publiken och dess behov gör det lättare att skriva kommunikationen. Till exempel bör nyhetsbrev riktade till medarbetare innehålla detaljer om kommande händelser, ge erkännande för enastående prestanda och uppmana inlägg på uppdragsutlåtanden och andra organisatoriska diskussionspunkter.

Leverans

Multimedia presentationer, inspelade träningsevenemang, podcasts och sociala medier teknikverktyg som wikis, bloggar och forum sörjer för att deltagarna får all information de behöver när de behöver det. För tidskänsliga situationer sänder information via röst, text och e-post alla snabbt, säkerställer att de bästa besluten kan fattas och att alla är informerade och engagerade.

revisionshistorik

Tillägget av en revisionshistorik till en kommunikationsplan säkerställer att förändringar i kommunikationsstrategin blir dokumenterade. Att bedöma de verktyg och tekniker som används för att kommunicera gör att organisationen kan skapa bästa praxis och återanvända de framgångsrika strategierna vid nästa ansträngning, vilket sparar tid och pengar.