Hur man skriver effektiva säkerhetsprocedurer

Säkerhetsprocedurer representerar installationsfasen för en övergripande eller avdelnings säkerhetspolitik. Varje procedur är ett åtgärdssteg som stöder ett eller flera säkerhetsmål. Tydliga, väldefinierade och välskrivna förfaranden är avgörande för att effektivt genomföra någon säkerhetspolitik. Det är viktigt att veta hur man skriver säkerhetsförfaranden som effektivt kommunicerar både vad anställda behöver och vill veta.

Allmänna rekommendationer

Följ allmänna rekommendationer för bästa praxis för att skapa tydliga, välskrivna förfaranden. Skriv från ett handlingsorienterat, instruktionsperspektiv som beskriver varje steg i den ordning som den behöver tas. Säkerhetsförfaranden kan få allvarliga konsekvenser om de inte följs exakt, så var och en ska skrivas på svartvitt och lämnar inget utrymme för subjektivitet, personliga bedömningar eller individuell tolkning. Tänk på publiken och skriv med rätt terminologi, skriv ut akronymer fullständigt och definiera alla villkor som läsare - särskilt nya anställningar - kanske inte förstår.

Samla och granska information

Börja med att genomföra en noggrann granskning av säkerhetspolicyen för vilken du lägger till en procedursektion. Bryt politiken i dess målkomponenter och bryt sedan varje mål in i en serie av delkomponenter som i slutändan kommer att omvandlas till åtgärdssteg. Om till exempel, om den policy du arbetar med avser byggsäkerhet, kan mål hänvisa till byggnadstillträde, nödutrymder och auktoriseringslinjer. Delkomponenter för byggnadstillträde kan innefatta förfaranden för att komma in och ut ur byggnaden, få identifieringsmärken och förfaranden för anställda som glömmer eller förlorar deras tillgångsidentifiering. Ta närmare anteckningar om det behövs för att bättre förstå säkerhetspolitiska mål.

Skriv ett första utkast

Utarbeta ett första utkast som sätter ner information för att bara inkludera vad läsaren behöver utföra säkerhetsproceduren. Skriv ut varje steg på en separat rad, med en aktiv röst och bara tillräckligt många ord för att tydligt kommunicera proceduren. Exempelvis kan ett förfarande för att komma in i byggnaden innehålla steg som "Sätt in ditt ID-kort med ansiktet uppåt i verifieringsplatsen", "tryck på dörrhandtaget när inmatningslampan blir grön" och "gå in genom huvudinmatningen en person vid en tid.

Verifiera för noggrannhet

Genomför en övning genom att se till att varje steg i processen är klart och förståeligt innan du skapar ett slutligt utkast. Om möjligt, få hjälp av personer som förväntas följa förfarandet för att säkerställa dina uppfattningar om hur tydligt förfarandet är korrekt. Ändra verbiage eller steg efter behov och test sedan proceduren igen. När du är säker säkerhetsprocedurer är tydliga, välskrivna och effektiva, hantverk och distribuera en slutgiltig version.