Medarbetarnas datorövervakningslagen

Medarbetares rättigheter till integritet balanseras mot arbetsgivarnas rätt att övervaka affärsverksamheten. Tekniska framsteg presenterar komplexa nya integritetsfrågor och rättssystemet försöker fortfarande komma ikapp. Företagen oroar sig för att anställda missbrukar sina datorsystem privilegier när de tror att ingen tittar. Federal och statliga lagar är flexibla. Texas lag, till exempel, tillåter företag att skriva sin egen policy.

Företagets oro

De stora sprången i teknik betyder ofta att yngre anställda vet mer om datorer än förvaltningen. Arbetsgivarna oroar sig för att företagets datorer kommer att användas för att kopiera programvara, ge obehörig åtkomst till företagsdatabaser eller sabotageföretagsfiler. Handledare vill veta om anställda spenderar för mycket tid på att spela dataspel eller använda kontorsdatorer för personliga projekt. Slutligen kan arbetsgivare hållas ansvariga för eventuella e-postmeddelanden som skickas från kontoret, så de vill undvika missbruk, till exempel trakasserier, hot, virus och obehörigt utlämnande av information.

Arbetsgivarrättigheter

"Anställda som använder företagsdatorer har inte en rimlig förväntan om integritet vad gäller vad de gör på de datorerna", rapporterar advokaterna Galo Law Firm, arbetskrafts- och anställningsjursexperter i San Antonio. Arbetsgivare kan lagra e-postmeddelanden som skickas på systemet och söka efter korrespondens så länge det tjänar ett giltigt affärsändamål. Om dina e-postmeddelanden bryter mot företagsprincipen, kan din arbetsgivare avfyra dig och bränningen kommer att hänga i domstol. Bara för att en handledare kan titta på en underordnad datafiler betyder emellertid inte någon kan. Om arbetsgivaren har en angiven integritetspolicy måste de följa sina egna regler.

Företagets politik och skydd

För att förhindra otillåten information, använd noggrant bevakade lösenord. Lösenordsystemet ger anställda ett lås och en nyckel för deras elektroniska information. Se till att du vet vilka som har tillgång till ett lösenordsskyddat konto, eftersom administratörer ofta kan åsidosätta lösenord på lägre nivå. De bästa politiken skrivs och publiceras eller delas med varje anställd. På så sätt har arbetsgivaren och arbetstagaren samma förståelse för "rimliga förväntningar på privatlivet". Universitetet i Houston lägger in sin "Lämplig användning av datorresurser" online för anställda och studenter. Till exempel har arbetsgivare ingen rätt att få tillgång till någonting uppenbarligen personlig och inte affärsrelaterad om inte uttryckligen anges i policyn. Att läsa någons personliga e-post är detsamma som att lyssna på ett privat telefonsamtal och inte tillåtet enligt lag.

Integritetspolicy

Se till att varje anställd läser och undertecknar din användnings- och övervakningspolicy. Använd breda definitioner av datorer, e-post, internet, företagsägda smarta telefoner, för att täcka dig genom tekniska framsteg. Definiera alla förbjudna åtgärder och ge specifika exempel. Företaget bör förbehålla sig rätten att övervaka all elektronisk dataanvändning för policyöverensstämmelse. Texas Workforce föreslår att du "Se till att anställda inte har någon rimlig förväntan om integritet vid användningen av företagets elektroniska resurser" och påminna anställda att "eftersom det är allt företagets egendom (det är) att endast användas för arbetsrelaterade ändamål".

Bevis på oegentligheter

När du disciplinerar en anställd baserat på dator eller Internetaktivitet, se till att du har kopior av allt. Få en datorekspert att samla in digitala och fysiska kopior av e-postmeddelanden, datafiler och användarhistorik som innehåller bevis på överträdelser. Du kommer att behöva få bevisning vid sidan om arbetslöshet eller diskrimineringsmål.