Varför är Email Naming Conventions Important?

För många organisationer är e-post en viktig del av den interna och externa kommunikationsprocessen. E-postnamnkonventioner hjälper en organisation att hantera sina e-postkonton och säkerställa ett standardformat. En publicerad standard minskar kaos och effektiviserar arbetsflödet för både små och stora grupper.

Förstå Naming Conventions

E-postnamnkonventioner är en uppsättning regler som gäller för skapandet av nya e-postadresser inom en organisation. Små och stora grupper använder sig av namngivningskonventioner för att säkerställa att varje person har en unik adress. Vanliga regler börjar med standardformulär för e-postadress, till exempel "fö[email protected]". Beroende på organisationens storlek blir reglerna alltmer komplexa för att hantera olika situationer: identiska namn, namn med flera ord, ordnamn eller namn med punktsättning.

Tillgänglighet

Namngivningskonventioner hjälper en organisation att säkerställa tillgängligheten av e-postadresser för varje ny person. Många namngivningsstandarder är baserade på en persons personliga information: namn, år eller positionstitel. Genom att använda information som är unik för varje person, undviker en organisation överlappning. För stora organisationer kan namngivningskonventioner minska flaskhalsar för personer med liknande namn eller titlar genom att ange undantag från standardregeln: en andra John Doe blir "[email protected]" eller "[email protected] ."

förutsägbarhet

E-postnamnkonventioner tillåter viss förutsägbarhet, både internt och externt. För en organisation som välkomnar kommunikation med kunder eller intressenter är namngivningskonventioner mycket förutsägbara. Ett universitet kan använda de första och mellersta initialerna plus efternamn för studentemail, till exempel, vilket gör det enkelt att ta reda på hur man kontaktar någon. Ett företag som hanterar konfidentiellt material kan å andra sidan välja mindre förutsägbara namngivningskonventioner för att göra det svårt för utomstående att kontakta sin personal.

Konsistens och automatisering

Många organisationer publicerar sina namnkonventioner i ett dokument som blir en guide för nya konton. Genom att definiera processen skapar ett företag en nivå av automatisering och effektiviserar arbetsflödet för anställda. Stora organisationer, som universitet eller branscher, har ofta helt automatiserade processer; När den nya personens namn är inmatat i systemet genererar det en e-postadress baserat på de publicerade standarderna. För mindre organisationer tillåter namngivningskonventionen att anställda bibehåller en liknande konsistensnivå.