Så här skriver du ett meddelande om produktåterkallelse

Underlåtenhet att agera snabbt om en produkt som ditt företag säljer visar sig vara felaktigt eller farligt kan bli en juridisk och PR-mardröm. Så snart du är alerted till ett problem med en av de produkter som ditt företag säljer, måste du flytta snabbt för att dina kunder - vare sig de är återförsäljare, allmänheten eller båda - är informerade om utfärda och vet hur man returnerar några förekommande föremål. Ett av dina första steg är att skriva en produktåterkallelse.

1.

Samla ditt ledningsgrupp tillsammans när du får information om att en av dina produkter kan vara felaktig eller farlig. Fastställa vilken produkt eller produkter som påverkas, och om problemet är isolerat för en enskild sats varor.

2.

Kontakta den myndighet som styr din bransch. Det kan ha specifika produktåterkallande förfaranden. Det kanske också vill ge ett gemensamt meddelande med ditt företag.

3.

Utarbeta ett pressmeddelande med "URGENT: [PRODUCT NAME] RECALL" skrivet högst upp på sidan tillsammans med datumet. Inkludera en detaljerad beskrivning av produkten och eventuella produktkoder eller serienummer som visas på själva föremålet eller förpackningen. Skriv en beskrivning av problemet. Varna kunderna om att inte använda produkten och återförsäljarna att inte sälja den. Förklara hur kunder eller återförsäljare kan gå om att returnera produkten för full återbetalning. Inkludera en reproduktion av produktens etikett och en bild av produkten själv. Lägg till ett telefonnummer och e-post och postadresser där kunderna kan kontakta ditt företag om återkallandet.

4.

Skicka pressmeddelandet till nyhetstrådstjänster för distribution till mediautbud och posta det på din webbplats. Om du har en databas med e-postadresser och postadresser till kunder som köpt den berörda produkten, skicka dem en version av ditt pressmeddelande i form av ett brev eller ett mail. Om du har levererat den berörda produkten till återförsäljare eller grossister, skicka dem en kopia av ditt återkallande meddelande och kontakta dem per telefon för att ordna retur.

5.

Skapa stora affischer som innehåller samma information som du anger i ditt pressmeddelande för att visas i dina butiker om du har en detaljhandel.

6.

Utforma en annons med utskriftsmedia som innehåller ditt meddelande om återkallelse. Lägg den på din hemsida. Köp mediautrymme i lokala eller nationella tidningar eller tidskrifter för att visa det. Du kanske också vill överväga att anställa ett PR-organ som specialiserat sig på krishantering.