Checklista för anställda filer

En av de viktigaste funktionerna i personalavdelningen är rekordhantering, inklusive sysselsättningsfiler, förmåner och säkerhetshanteringsfiler, utbildnings- och utvecklingsrekord. Medarbetarfilen innehåller en rekord över varje anställningsåtgärd. Sysselsättningsfiler - ofta kallade personalfiler - kräver krävande, exakta åtgärder för att säkerställa att filerna är korrekta, fullständiga och aktuella. I många organisationer finns det två typer av anställningsfiler. Personalavdelningen upprätthåller en fil för varje enskild anställd. Avdelningen upprätthåller även vad som kallas en "supervisor" eller "department" -fil. Den här filen innehåller vanligen endast information relaterad till arbetstagarens närvaro, prestation och nödkontakt.

Arbetstagarfilbevarande

Personalresursfilen är konfidentiell med tillgång till endast vissa personer inom personalavdelningen. Ett kritiskt inslag i personalutbildningen är sekretess för anställningsfiler och konsekvenser för eventuella brott mot sekretess. Enligt US Equal Employment Opportunity Commission måste anställningsfiler behållas för ett år efter anställdens uppsägningsdatum. Vidare måste anställningsrekommendationer avseende löner, meritförhöjningar, kampanjer och liknande anställningsåtgärder hållas i upp till tre år enligt lagen om rättvisa arbetstagare och lagen om åldersdiskriminering i arbetslivet. Kontrollera alltid med dina statliga föreskrifter om bevarande av anställningsregister. Till exempel är Texas lag om kvarhållande fyra år i frågor som rör bedrägeribekämpning eller brott mot sekretess.

HR-avdelningen anställdes filinnehåll

De ursprungliga dokumenten som går in i en anställningsfil är ansökan om anställning och eventuella anteckningar om urvalsprocessen och intervjuer. När kandidaten har godkänt anbudsförfarandet måste hon visa sig kvalificerad att arbeta i USA Beroende på arbetstagarens omständigheter kan denna dokumentation innehålla identifiering, t.ex. ett födelsebevis, socialt säkerhetskort, körkort, pass eller arbetsdokumentation som erhållits från USA: s medborgarskap och invandringsservice.

Dokument om bakgrundsundersökning och undertecknade avtal avseende företagsinformation och sekretess finns i anställningsdokumentet. Den undertecknade kvittot för mottagande av handboken ingår också i arbetstagarens fil.

Anställningsfilen ska också innehålla följande: Dokumentation om disciplinära åtgärder, kommendationer, prestationsutvärderingar, löneökningar, bonusar, närvaro, kampanjer, demotioner, överföringar och akutkontaktinformation.

HIPAA Protected Employee Files

En separat anställningsfil ska vara tillgänglig för endast utsedda personer inom personalavdelningen. Denna separata fil innehåller all information om läkarundersökningar, hälsovårdsförsäkringar, funktionshinder och arbetstagarnas kompensationsärenden. Enligt lagen om hälso- och sjukvårdsförsäkring och ansvarsskyldighet (HIPAA) är det absolut nödvändigt att all medicinsk dokumentation upprätthålls av fördelningsavdelningen. Generellt är det en förmånschef som är certifierad som HIPAA-ansvarig som ansvarar för dessa konfidentiella uppgifter.