Etikett för att skriva företagsbrev

Som affärspersonal förstår du vikten av att kommunicera med kollegor, kunder, leverantörer och leverantörer personligen och genom skriftlig kommunikation. Även med populariteten för e-post och snabbmeddelanden som former för skriftlig kommunikation använder företagsledare fortfarande företagsbokstäver. När du skriver ett företagsbrev följer du rätt etikett, oavsett din mottagare, för att säkerställa att kommunikationen är professionell och ditt meddelande är klart.

Definition

En affärsbrev är en skriftlig form av kommunikation som företagare, chefer, konsumenter, arbetssökande, anställda och medlemmar i samhället använder. Den engelska klubben, en online-resurs för skrivning och grammatik, noterar att affärsbrev delar idéer, ger information, accepterar och gör erbjudanden, begär information, tack, skicka grattis, presentera människor, be om ursäkt och rekommendationer.

format

Människor kan formatera företagsbokstäver på tre sätt: blockera, modifierade block och halvblok. Öva korrekt företagsbrev skrivande etikett genom att välja ett format och följa sina regler genom hela din bokstav. Purdue University's Online Writing Lab konstaterar att blockbokstäverna lämnas motiverade och separerade, med dubbla avstånd mellan varje stycke. I modifierade blockbokstäver visas avsändarens adress och mottagarens adress vänsterjusterad och enkelavstånd, medan datum och stängning är flikade till mitten. Semi-block, det minst använda av de tre formaten, följer samma regler som modifierat block, förutom att varje stycke är inryckt, inte lämnat motiverat.

sektioner

Företagsbokstäver har specifika format och innehåller flera viktiga delar. Det är korrekt etikett att inkludera de nödvändiga sektionerna i varje företagsbrev som du hantverkar. Skriv upp det datum då du skrev det på toppen av brevet. Inkludera både avsändarens och mottagarens adresser. Börja varje brev med en hälsning som hälsar mottagaren, och fortsätt sedan med kroppen, vilket förklarar syftet med brevet. Avslutningen är i slutet av ett företagsbrev kan du säga "Tack" eller "Med vänliga hälsningar" och inkludera ditt namn och din titel, om din position inte framträder längst upp i brevpapper.

fördelar

Affärsbrev ger avsändaren och mottagaren skriftlig dokumentation av viktiga frågor. De arkiveras enkelt via traditionella arkiveringssystem, eller skannas och arkiveras elektroniskt för framtida referens. Mer formell än e-post, affärsbrev är ett professionellt sätt att kommunicera med ett brett spektrum av individer, företag och organisationer. Efter lämplig verksamhet skriver etiketten att bokstäver formateras ordentligt och innehåller nödvändig information för att skapa ett tydligt och kortfattat meddelande.

varningar

Affärsbrev bör vara tydliga och undvika jargong. Innan du skickar brevet, läs det högt för att se till att det är förståeligt, och att du har täckt alla dina poäng. Oavsett om du skriver till en potentiell arbetsgivare, kund eller affärsförbund, är det viktigt att kontrollera om grammatikfel och typografiska fel uppstår. Det är viktigt att stava mottagarens namn korrekt och att använda sin riktiga titel. Dubbelkontrollera mottagarens adress för att undvika leveransfördröjning.