Exempel på en företags beredskapsplan

Varje företag beror på vissa "givens", som sträcker sig från att behålla nyckelpersonal, till akutplanering, till kreditarrangemang. Men vad händer när en relativt ung vd dödas i en olycka eller när en jordbävning förstör ett företags huvudkontor? Eller, när en kreditlinje avbryts oväntat? Det finns praktiskt taget ett oändligt antal saker som kan gå fel och negativt påverka ett företag.

Det finns även oväntat bra saker som kan vara störande - en klassisk förekomst är det lilla företaget som får ett stort kontrakt långt ifrån företagets nuvarande förmåga att uppfylla det. Beredskapsplaner utarbetar vad som ska hända när en eller flera av dessa oväntade händelser inträffar. Varje företag - stort eller litet - behöver sin egen unika beredskapsplan.

Följande exempel behandlar hur SEC-krav för beredskapsplaner kan påverka ett företag.

Vad är problemet?

Varje beredskapsplan svarar på en fråga om ett problem. I det här fallet kräver SEC att varje registrerat investeringsrådgivande företag ska ha på planer som säkerställer att verksamheten kan gå vidare och handla rättvist med sina kundinvesterare om företagets chef blir otillgänglig genom död, allvarlig sjukdom eller olycka . Frågan är helt enkelt: Hur ska företagets klientbehov behöva när företagets chef blir otillgängligt?

Information och data tillgänglighet

Det första som SEC kräver är att det alltid finns några sätt att klienterna kan få tillgång till sin information i företagets konton, viktigare förteckningen över varje kunds nuvarande aktieinnehav, men också nödvändig dokumentation avseende skatteråd och pensionsplanering. Beredskapsplanen behandlar detta behov på två sätt:

Det anges att all klientinformation lagras på företagets primära dator och att datorn säkerhetskopieras kontinuerligt på en separat lokal enhet och på molnet. Specifik hämtningsinformation tillhandahålls.
Det anges att även uppgifter om alla kundinnehav upprätthålls vid mäklaren där företaget utför alla affärer, och att varje kund har obegränsad tillgång till mäklaruppgifter.

Denna tvåstegs data tillgänglighetsplan garanterar att om bolagets byggnad förstörs, är informationen helt tillgänglig off-site, både till företaget och självständigt till sina kunder. Eftersom företagets korrespondentmäklare har samma sekretessbelagda uppgifter om tillgänglighet som rådgivande företag, finns klientrekord som hålls på mäklaren också tillgängliga på en plats utanför mäklaren. Således lagras klientrekord och underhålls kontinuerligt på åtminstone fyra separata fysiska platser och på molnet.

Alternativa kommunikationsmedel mellan rådgivare och kunder

SEC kräver också att varje företag har ett alternativt sätt att kommunicera med kunderna. Att ha alternativa medel gör det möjligt för företaget att fortsätta att hantera kundkonton i tid i händelse av en katastrof. Förutom företagets e-postadress och telefonnummer, upprätthåller företaget en brevlåda i en annan stad och påminner regelbundet var och en av sina kunder om den alternativa adressen. Företagets chef har också ett eget mobilkonto som är separat från företagets telefonkonto eller hans personliga mobilnummer och ser till att varje kund vet det oberoende numret.

Alternativ kommunikation mellan rådgivare och anställda

I detta lilla företag har endast huvudmannen befogenhet att handla på sina kunders vägnar. Därför krävs det inte ett alternativt kommunikationsmedel mellan huvudrådgivaren och en enskild anställd för att säkerställa att verksamheten kan fortsätta utan avbrott. Om företaget hade flera registrerade rådgivare som hanterar kundkonton skulle alternativa kommunikationsmedel liknande dem som krävs för huvudrådgivaren vara nödvändiga och på plats.

Regelbundna rapporteringskrav

Eftersom affärsdokumenten lagras på mer än ett fysiskt läge och också lagras i molnet, där de är tillgängliga oavsett rådgivarens plats. Så länge som rådgivaren har en rimligt god hälsa och en sund mening, kommer ingen fysisk katastrof eller nödsituation sannolikt att hindra företagets få och tillfälliga rapporteringsskyldigheter.

Om rådgivaren är allvarligt sjuk, död eller oskyldigt, har rådgivarens fru - en väletablerad marknadsföringspersonal - instruktioner för att anmäla kunder, som alla är personligen kända för henne. Hon är också instruerad i hur man avslutar verksamheten som en registrerad institution med anmälan till SEC. På den tiden kommer verksamheten att upphöra och kunderna tar ansvar för sina egna konton med ett minimum av störningar.

Tillgång till fonder i händelse av fast uppsägning

Kunderna har kontinuerlig och obegränsad tillgång till medel och register hela tiden via företagets korrespondentmäklare.

Ta bort för alla typer av beredskapsplaner

Denna speciella beredskapsplan för en liten rådgivande rådgivande rådgivningstjänst ger god information om beredskapsplaner i allmänhet:

Varje beredskapsplan härstammar som svar på en specifik fråga, här: "Vilka garantier finns för en ordnad fortsättning eller uppsägning av denna tjänst i händelse av att huvudrådgivarens oförmåga att bedriva verksamheten framåt?"
Varje beredskapsplan ger specifika lösningar på ett eller flera specifika problem.
Planen behandlar hur företaget svarar internt för evenemanget och hur det svarar på händelsen externt.
Mer omfattande beredskapsplaner består sannolikt av flera olika specifika planer som den i exemplet, var och en adresserar en särskild kris eller en oväntad händelse.

Denna speciella plan behandlar två problem som är gemensamma för många beredskapsplaner: dataförlust och ledarskapets oförmåga. Andra problem beredskapsplaner ofta adress är: