Lagar om integritet på arbetsplatsen

Texas State Business and Commerce Code innehåller flera restriktioner för användningen av de sociala trygghetsnumren för anställda och kunder. Använda ett socialt säkerhetsnummer för anställdas skatteinformation och bakgrundskontroller, och vissa transaktioner ligger inom lagen. En integritetspolicy är nödvändig när man samlar ett personnummer, och det måste beskriva de skydd som ett företag måste uppfylla för att skydda antalet.

Allmän användning

Flera restriktioner gäller för användningen av sociala trygghetsnummer för arbetsgivare. Enligt Texas lag är det olagligt att visa sociala nummer eller göra dem tillgängliga för allmänheten. Detta inkluderar också att man behöver ett personnummer på ett kort eller dokument som är nödvändigt för en produkt eller tjänst. Ett företag kan begära ett personnummer för vissa transaktioner, men personen måste komma överens och underteckna en integritetspolicy. Den politiken måste förklara hur informationen samlas in, används, skyddas och så småningom förstörs. Det måste också lista vem som har tillgång till informationen.

Internetanvändning

Sändning av personnummer via Internet är tillåtet under vissa förutsättningar. Ett företag får inte kräva att någon ska skicka sitt personnummer över Internet om inte anslutningen är säker och numret är krypterat. Ett företag behöver inte kräva ett personnummer för att komma åt en webbplats om det inte finns personligt lösenord eller identifierare för säkerhet.

Mail Användning

Det är allmänt olagligt enligt Texas lag att skicka e-post som kontaktar ett personnummer. Ett huvud undantag när statlig eller federal lag kräver att materialen innehåller ett socialt säkerhetsnummer. Andra undantag görs för vissa ansöknings- eller inskrivningsförfaranden, konto- eller kontraktsavslutningar och bekräftelse av sociala nummer.

Identifiering

Ett företag får samla ett personnummer från en kund för identifieringsändamål under vissa transaktioner eller varoravkastning. Säkerhetsnumret kan bara användas för att identifiera någon eller förhindra bedrägliga transaktioner. Verksamheten får inte avslöja numret till någon som inte var inblandad i den ursprungliga transaktionen, och den måste förstöras sex månader efter försäljningsdagen.

överväganden

Skillnader i sekretessregler och sekretesspolicy för socialförsäkring gäller för vissa branscher. De som arbetar inom utbildning, hälsovård, försäkring och ekonomi är bundna av olika regler.