Exempel på Microsoft-projektplaner

Microsoft Project, Microsofts projekthanteringsprogramvara, är en omfattande programvaruuppsättning som möjliggör fullständig och enkel projektövervakning genom utveckling av projektplaner. Dessa planer gör det möjligt för chefer att upprätta projektuppgifter och milstolpar, tilldela resurser, identifiera uppgiftsrelaterade beroenden och uppskatta fasens varaktighet, vilket gör programmet till ett användbart verktyg för flera typer av projekt, från konstruktion och marknadsföring till tillverkning och konstnärliga insatser. Sviten tillåter chefer att organisera sig och förutse komplikationer över alla sådana exempelprojekt.

Skapa uppdrag för marknadsföringsplan

Nya projekt kan tyckas ganska skrämmande i början, med ambitiösa och avlägsna mål som verkar nästan ouppnåeliga. Microsoft Project hjälper dock att dela stora projekt i uppsättningar av mindre uppgifter, vilket gör projektet mycket enklare att hantera och genomföra. I det hypotetiska fallet med en webbmarknadsföringskampanj skulle en projektplan dela upp kampanjen i dess beståndsdelar, till exempel sökmotoroptimering, marknadsföring av sociala medier, webbdesign och affiliateprogram. Var och en av dessa breda områden kan vidare indelas i mindre uppgifter, till exempel "förbereda marknadsundersökningar på konkurrerande webbplatser", "få offert för ny webbplats" och "kompletta mock-ups av ny design" under webbplatsens omkonstruktion. Microsoft-projektet gör det också möjligt för användare att "indent" och "outdent" uppgifter för att skapa en hierarki av betydelse för det övergripande projektet och kallar den färdiga uppsättningen av alla uppgifter "arbetsfördelningsstrukturen".

Tilldela resurser för filmprojektplan

När ett projekt är indelat i dess ingående uppgifter, tillåter Microsoft Project att användarna kan tilldela resurser till varje uppgift. Resurser inkluderar allt från finansiella tillgångar till utrustning och anställda. För att använda ett filmprojekt som exempel skulle projektplanen tilldela olika kameror och filmutrustning, budgetar och tekniker till varje uppsättning eller fotograferingsplats där varje tagning skulle vara en uppgift med egna resurser. Med detta organisatoriska system kan projektledare bättre visualisera sina resursbehov, fördela tillgängliga resurser effektivt och budgetera i enlighet därmed.

Beräkning av uppdragsperioder för tillverkning

När det gäller ett tillverkningsprojekt, där en anläggning just har fått en order på 800 flashbulbs, innehåller en komplett projektplan också uppskattningar av hur mycket arbete som krävs för att slutföra projektet och projektets beräknade varaktighet fram till leverans. Om det tar en timme att tillverka en flashbulb, kräver projektet 800 timmars arbete, arbetskravet för projektet. Projektets varaktighet bestäms sedan av resursfördelningen till arbetet. Om 10 anställda, var och en arbetar en åtta timmars dag, deltar i projektet, producerar fabriken 80 flashbulbs om dagen och hela projektets längd blir 10 arbetsdagar. Dessa uppskattningar av projektplanen bidrar till att bestämma effekterna av olika resursfördelningar och möjliggöra tidig leverans av projekt.

Identifiera uppdragsberoende i byggprojektplan

Inte alla uppgifter kan genomföras samtidigt i de flesta projekt. När det gäller ett byggprojekt kan t ex snickare inte installera fönstren i ett hus tills byggare har slutfört väggarna runt fönstren. Dessa relationer kallas "beroenden" i Microsoft Project och projektplanen låter dig representera dessa relationer genom ett visuellt gantt-diagram. I huvudsak tar ett gantt-diagram de angivna varaktigheterna för varje uppgift och, när användaren har angett ett beroende mellan faser, organiserar uppgifterna för att klargöra att man inte kan börja tills den sista har slutförts. Denna sekventiella organisation gör det möjligt för chefer att förutse potentiella förseningar och förbereda en realistisk tidtabell för ett projekt med många beroenden. För att återvända till exemplet, om väggmålningen tar fyra veckor och är en nödvändig förutsättning för tvåveckorsprocessen att installera Windows, tar hela processen sex veckor och eventuell fördröjning i den första uppgiften kommer att resultera i en liknande fördröjning i andra.