Förklara varför separering av arbetsuppgifter är viktigt i redovisningen

Segregering av uppgifter i en redovisningsavdelning tjänar som det primära försvaret mot internbedrägeri. Att ha anställda kontrollera varandras arbete kan minska fel, men enkla misstag minskar inte vinsten i samma grad. Småföretag drabbas oproportionerligt av bedrägeri, och förlorar i genomsnitt 5 procent av intäkterna, eller 160 000 dollar till intern stöld. Segregering av uppgifter inom redovisningsgruppen minimerar möjligheterna för anställda att stjäla från företaget.

Bedrägeriets triangel

Bedrägeribekämpningsexperter känner igen en "triangel av bedrägeri" som skapar förutsättningar för förskingring. Den triangeln består av ekonomiskt tryck på arbetstagaren, rationalisering av brottslig handling och möjlighet att begå brott. Segregation av uppgifter inom redovisningsavdelningen bryter triangeln vid tillfället. Att veta att andra granskar och kontrollerar kritiska delar av hans arbete förändrar en medarbetares uppfattning om möjligheter. Med tanke på den potentiella kostnaden för bedrägeribekämpning innebär en investering i steg för att förhindra att den ger en bra avkastning.

Betalningsskyldig bedrägeri

Leverantörsskulder, om inte övervakas korrekt, erbjuder många möjligheter till bedrägeri. En anställd kan skapa falska fakturor, utbetala medel till ett konto han kontrollerar. Eller han kan skriva kontroller till sig själv och registrera dem som betalningar till ett av företagets säljare. Avskiljande uppgifter enligt funktion, så att ingen kan godkänna en faktura, skapa en ny leverantör i systemet eller utfärda en kontroll, reducerar dessa möjligheter. Mer än en person bör övervaka återbetalningar till leverantörer, en annan källa till bedräglig verksamhet. Kräver strikt granskning av leverantörens godkännande och godkännande av kontrakt undviker också återbetalningar som betalas av säljare som mottar förmånsbehandling eller överbetalningar.

Andra vägar för bedrägeri

Övriga funktioner inom redovisningsavdelningen ger liknande vägar för bedräglig verksamhet. Möjliga löneförfalskningar inkluderar uppblåsta kostnadsredovisning, falska påståenden av arbetade timmar och till och med "spök" anställda. I det sista fallet skapar tjuven arbetstagare som inte existerar, skickar tidsrapporter för dem och sätter in sina lönecheckar på eget konto. Segregering av anställnings- och betalningsfunktioner bryter denna länk i triangeln. Kundkonton skapar också möjligheter till bedrägeri. En oärlig anställd kan helt enkelt ficka kontantbetalningar från kunder eller vidarebefordra kontroller till eget konto. För att dölja stölden kan tjuven avleda efterföljande betalningar från andra kunder i ett system som kallas skimming.

Segregering av tullar i ett litet företag

Stort företag segregerar redovisningstjänster i avdelningar och ger nödvändiga kontroller på medel. Att skapa en lämplig segregering av arbetsuppgifter presenterar en liten företagare med en utmaning, men inte en oöverstiglig. En småföretagare kan få banken att leverera månadsavgiften till sitt hem. Detta försäkrar att ingen anställd har möjlighet att ta bort bevis innan någon annan ser det. När det är möjligt ska ägaren underteckna alla utbetalningar. Kräver två signaturer på kontroller kan förhindra bedrägligt skrivande skrivande. Två anställda, eller ägaren och bokhållaren, bör granska alla bankinlåning, lönedelar och utgiftsbidrag. Denna uppdelning av uppgifter får inte stoppa all bedrägeri, men det minskar möjligheten.