Blanketter för företagsbrev

Tydlig kommunikation är hörnstenen i ett framgångsrikt företag, och skrivning av bokstäver är ett av de främsta sätten genom vilka du kommunicerar. Oavsett om dina företagsbokstäver levereras i papper eller elektroniskt, ger orden och meddelandet ett intryck på mottagaren. Företagsbokstäver ger också dokumentation, så se till att du använder dem på ett lämpligt sätt. Att mastera de vanligaste formerna för affärsbrev till anställda, kunder och intressenter kommer att se till att dina kommunikationer är effektiva.

Försäljningsbrev

Försäljningsbrev är vanliga verktyg som används för att marknadsföra dina varor eller tjänster. Dessa bokstäver är övertygande i naturen och ger en åtgärd vid något tillfälle. Om du till exempel kör ett redovisningsföretag kan du skicka ett brev till potentiella kunder vid beskattningstiden och introducera dig själv och erbjuda dina tjänster. Som med de flesta av din företags kommunikation bör du identifiera läsaren innan du skriver brevet. Du kommer sannolikt att skapa en allmän bokstav som du skickar till okända potentiella kunder på en postlista annorlunda än ett personligt brev till en VD, till exempel. Även när du skickar säljbrev till en grupp som du har hämtat från en adresslista, bör du göra allt för att adressera brevet till en namngiven person. Inkludera funktioner och fördelar i brevet och be om ett besök, telefonsamtal eller köp.

Response Letters

Som småföretagare blir du ofta ombedd att svara på förfrågningar från kunder, investerare och potentiella medarbetare. Ett snabbt svar kan spela en viktig roll i hur ditt brev mottas. Hänvisa till förfrågan i öppnandet av brevet och ge tacksamhet för intresset för ditt företag. Besvara frågan tydligt och hänvisa till eventuella bifogade broschyrer, prisblad eller webbadresser som du kan inkludera i brevet. Slutligen måste du antingen bevilja eller avslå den begäran som kom i undersökningen. Var tydlig och unapologetic om ditt beslut. Ge en kort förklaring om du måste vägra en begäran, i kombination med förslag där personen kan vända sig till assistans. När du lämnar en ansökan, använd brevet som en möjlighet att sälja ytterligare goodwill genom en kort paragraf som främjar ditt företag.

Påståenden

Oavsett om du har ett krav och behöver svar från en leverantör eller leverantör eller svarar på ett krav från en kund, kommer du sannolikt att möta behovet av att svara med ett krav eller en anpassningsbrev. Var tydlig i ditt skrivande och specifikt om det problem som brevet adresserar. Behåll en respektfull ton för att få bästa möjliga resultat. Ärade de känslor som uttrycks av missnöjda kunder som begär en justering eller återbetalning. Kom ihåg att varje kommunikation du skriver ger en möjlighet att bygga goodwill.

format

Alla dina företagsbokstäver bör följa ett exakt format för att behålla en professionell ton. Om du inte använder ett brevhuvud från ditt företag, ange ditt namn och adress längst upp i brevet, följt av det datum du skickar det. Skriv sedan namn och adress till den person du skickar brevet till, följt av hälsningen. Gör lite forskning för att hitta ett namn och rätt titel på den person du skriver. Läkare märker till exempel när du adresserar dem som "Herr" eller "Ms" istället för "Dr." Efter hälsningen skriver du ditt brev med ett blockformat, med varje stycke motiverat till vänster, med ett dubbelrum mellan punkterna. Klarhet och korthet är värdefulla affärsverktyg och bör användas när du skriver ett företagsbrev. Hämta snabbt. Säkerhetskopiera din speciella begäran eller svar med stödjande detaljer. Nära med en omformulering av öppningen, följt av en uppmaning till handling om det behövs. Stäng med "uppriktigt" eller "tack", lämna sedan omkring fyra mellanslag för att skriva under brevet.