Funktionsgapanalys

Gap-analys beskriver skillnader mellan nödvändiga och aktuella system. Du kan använda den för att analysera både datorsystem och andra affärsfunktioner. Funktionell gapanalys karakteriserar skillnaderna mellan vad ett system kan göra och vad det ska göra. Funktionell gapanalys ser på luckor i olika typer av funktioner och bestämmer huruvida luckorna är kritiska eller om användarna av systemet kan ta emot dem. För icke-kritiska luckor ger analysen lösningar som innebär förändringar i systemkonfiguration eller användarrutiner.

Identifiering

Gap-analys börjar med identifiering av luckor. I småföretag är bokföring ofta ineffektiv, så du kanske vill analysera den funktionen. För att hitta funktionella luckor måste du tydligt beskriva vilka funktioner du behöver. En sådan beskrivning innefattar en lista över funktioner och parametrar såsom exekveringstid, noggrannhet och möjliga ingångar. Du måste beskriva hur du förväntar dig att systemet ska fungera och vilka utdata du behöver. När dessa faktorer är klara kan du jämföra dem med det system som används eller det system du föreslår att köpa. Skillnaderna är luckorna.

Metodik

Metoden för att analysera luckorna ser på storleken eller betydelsen av gapet och riktningen. Du letar efter luckor där de nya systemfunktionerna är sämre än vad du behöver. Du är bara intresserad av negativa luckor, för om riktningen är positiv överträffar det nya systemet kraven. Storleken på de negativa luckorna är viktig. Helst kan du uttrycka det när det gäller en av parametrarna som du kan mäta. Det nya systemet kan vara 20 procent långsammare eller kan inte acceptera ett inmatningsformat som du normalt använder. Spaltanalysen beskriver dessa negativa luckor och uttrycker deras betydelse när det gäller parametrar eller förmåga.

sanering

När du väl vet vad luckorna är och deras betydelse försöker du hitta sätt som det nya systemet kan uppfylla dina krav. Om du analyserar redovisning och har hittat luckor kan det nya systemet fortfarande vara en förbättring och du kanske vill använda den. Ibland kan det nya systemet ta emot plug-ins eller moduler som lägger till funktionalitet, och ibland kan leverantörerna installera systemet annorlunda för att möta dina behov. Du kan ofta ignorera små luckor, och du kanske kan acceptera några andra avvikelser. Slutligen kan du avgöra om förändringar i dina krav som är acceptabla för dig kommer att göra att systemet matchar de nya behoven.

Kosta

När ett system har luckor som kräver ändringar, är det ytterligare kostnader förknippade med användningen av systemet. Avhjälpande delen av gapanalysen har identifierat dessa förändringar, och du måste kontrollera om det är vettigt att fortsätta med det nya systemet. Kostnadsanalysen jämför kostnaden för att göra ändringar i användning av ett annat system. Innan du kan utföra jämförelsen måste du utföra en funktionell gapanalys på det alternativa systemet för att säkerställa att det passar dina behov. Du kan då jämföra kostnader.

Småföretag saknar ibland effektiv projektledning men har vissa rutiner på plats. En funktionell gapanalys låter dig jämföra alternativ, fastställa kostnaderna för att ändra och identifiera vilka förbättringar du kan förvänta dig.

Lösning

Kostnadsjämförelsen del av gap analysen ger dig två eller flera alternativ med en kostnadsstruktur för att välja var och en. När du har valt ditt val, kan implementeringen av lösningen förlita sig på gapanalysen för att hantera de förändringar som krävs och deras kostnader. Funktionsgapsanalysen hjälper till med projektledning och minskar projektrisker.