Funktionerna i ett filhanteringsprogram

Att hålla datoriserad data organiserad är avgörande för alla affärer. Företag har ofta många dokument organiserade i mappar efter kund, datum eller andra kriterier så att de snabbt kan hittas. Ett filhanteringsprogram är ett verktyg för att organisera filer i mappar på din dator, samt att lokalisera, flytta, öppna och kopiera befintliga filer. Windows Explorer är ett exempel på den här typen av verktyg, och det finns motsvarande program för Apple MacOS, olika distributioner av Linux och smartphones operativsystem iOS och Android. Idag kan du också använda ett molnbaserat filhanteringsverktyg för att organisera och lagra dina personuppgifter eller affärsdata på distans.

Syftet med Windows Explorer

Om du använder Microsoft Windows kan du redigera filer i program som Microsoft Word eller Excel, spara dem och öppna dem igen med hjälp av det specifika mjukvaran.

Ofta vill du bläddra igenom din hårddisk eller extern lagring som USB-minnepinnen för vissa filer. Du kan också vilja omorganisera dina filer till nya hierarkier i mappar så att du enkelt kan hitta dem. Om du till exempel kör ett litet företag kan du organisera filer ursprungligen av kunden och sedan skapa ett andra lager av mappar som organiserar dem efter år eller månad när mapparna börjar bli fulla med filer.

Använda Utforskaren

Windows Explorer, ett filverktygsprogram medföljer Microsoft Windows, känd som File Explorer från Windows 10, gör att du kan bläddra igenom hierarkin för filer, skapa nya mappar och dra filer från en mapp till en annan. Du kan också byta namn på filer, dubbelklicka på dem för att öppna dem i tillhörande program eller radera dem från din enhet. Det får inte förväxlas med Internet Explorer, en rad webbläsarverktyg från Microsoft.

Öppna Explorer-verktyget genom att klicka på Start-menyn och bläddra efter det med namn eller genom att klicka på mappikonen på Aktivitetsfältet i Windows.

Använda andra operativsystem

Om du inte kör Windows på ditt kontor kan du använda motsvarande verktyg för att hantera filerna på din dator.

Använd Macs inbyggda Finder- verktyg på en Mac-dator. Klicka på Finder-ikonen på systemdockan och navigera genom filerna och mapparna på din Mac.

Om du kör Ubuntu Linux heter standardfilhanteraren Nautilus . På en Android-telefon finns vanligtvis en filhanterare installerad när du köper telefonen, och du kan installera ytterligare filhanterare via Google Play Butik. Apple iPhones skickas med en filhanterare som heter Filer, och du kan installera ytterligare chefer via App Store.

När du installerar en filhanterare från tredje part på din dator eller telefon, se till att det kommer från en källa du litar på, eftersom det kommer att ha behörigheter att läsa, skriva och omorganisera dina filer.

Cloud-Based File Management Tools

Cloud-baserade verktyg för att lagra och hantera filer blir vanliga för företag och personligt bruk. Många av dessa verktyg kan automatiskt synkronisera data mellan dina enheter och skapa en hierarki med mappar och filer på en fjärrserver som du även kan komma åt från en webbläsare.

Några av de populära verktygen i den här kategorin är Dropbox, Google Drive, Microsoft OneDrive och Apple iCloud . Många molntjänster ger dig en begränsad mängd gratis lagringsutrymme, och du kan betala extra lagringsutrymme efter behov. Vissa system för avancerade användare låter dig lagra data med andra molnsystem, som Amazonas Simple Storage Service . Handla om en tjänst som uppfyller dina behov till ett bra pris.

Du kan vanligtvis antingen manipulera filer och mappar direkt via molnsystemets webb- eller smartphone-appgränssnitt eller låta det synkronisera fil- och mappstrukturer som redan finns på dina enheter.

Många molnleverantörer tillhandahåller också affärskonton som kan vara användbara för att tillåta flera anställda eller personer i en organisation att dela filer och ställa in rätt säkerhetsbehörigheter.