Så här dokumenterar du destruktion av dokument

Oavsett vilken bransch du befinner dig i måste du upprätta korrekta förfaranden för att förstöra data. Att enkelt kasta dina känsliga data ut med papperskorgen kan lämna ditt företag och dina anställda öppna för identitetsstöld. Alla företag, oavsett vad de gör eller hur många arbetstagare de har, måste fastställa klara riktlinjer för bortskaffande och förstöring av känsliga uppgifter, och dessa företag behöver utveckla en utbildning för dataskydd av alla anställda.

1.

Markera alla fackförpackningar klart så att alla anställda kommer att veta hur och vart man ska sköta känsligt pappersarbete och annan information. Om olika fack används för olika typer av föremål (t.ex. papper, kort, cd-skivor), var noga med att varje fack är tydligt markerad med vilken typ av data den används för.

2.

Placera krossarna i varje avdelning och se till att de är lättillgängliga för alla anställda. Om shredderfacken inte är bekvämt placerade kan överensstämmelse vara svårare.

3.

Placera färgglada och iögonfallande affischer i närheten av varje krossare och i gemensamma utrymmen där anställda kommer att se dem. Detta kommer att öka medvetenheten om rutorna och vikten av att använda dem även innan träningspasset hålls.

4.

Förbered enkla handouts för varje arbetare som specificerar vilka typer av dokument som omfattas av data förstöringspolitiken och vilka inte är. Ge tydliga exempel på data som kan vara potentiellt känsliga eller konfidentiella, t.ex. försäljningsdata, kvitton och patientjournaler.

5.

Ge exempel på papperstyper som omfattas av data förstöringspolitiken, som diskar eller dators hårddiskar. Se till att medarbetarna vet hur man kasserar dem på rätt sätt.

Saker som behövs

• Shredder kasser
• Utbildnings manualer