Hur man effektivt kommunicerar på distans

Tio procent av alla amerikanska arbetstagare telecommute hemifrån, enligt en rapport från 2009 i "MIT Sloan Management Review." Fjärrarbete kan vara hanterbar för stora företag, vars personal ofta har en snävt definierad roll. Men småföretagare har oftast ansvar för en mängd uppgifter och uppdrag, vilket betyder att effektiv kommunikation är avgörande för att varje gruppmedlem ska förstå företagets prioriteringar och vet exakt vilka uppgifter som ska inriktas på. Att förena utmaningen för småföretagare är det faktum att små företag - i synnerhet under startfasen - kanske inte har fysiska kontor, så att anställda inte interagerar ansikte mot ansikte med sin chef regelbundet - om alls. Följaktligen måste småföretagare lära sig att effektivt kommunicera på distans.

1.

Balansera din kommunikation. Bevaka tendensen för att avlägsna anställda förbises bara för att de inte är synliga. Låt inte dagen gå utan att tala till en avlägsen medarbetare minst en gång. Omvänt undviker överkommunikation med arbetstagare. Att skära in för mycket av den avlägsna medarbetarens tid med e-postmeddelanden, kan telefonsamtal och meddelanden ses som mikromanagement och kommer att vara en distraktion från arbetstagarens arbete.

2.

Byt ut de typiska dagliga interaktionerna vid vattenkylaren med kort men frekvent kommunikation med den avlägsna medarbetaren. Incheckning med dina underordnade i början av dagen för att byta trevliga saker, precis som du skulle stanna vid skrivbordet för att säga god morgon. Ta kontakt för att ta reda på hur saker och ting går under dagen och hålla honom i loop om de dagliga händelserna på kontoret.

3.

Välj rätt medium för meddelandet. Ett e-postmeddelande är det bästa valet för att skicka komplexa instruktioner eftersom det kan sparas, skrivas ut och läsas så ofta som det behövs av medarbetaren. Leverera tidskänslig information via telefon eller snabbmeddelande så att du direkt kan bekräfta om medarbetaren har fått meddelandet - textmeddelanden och e-postmeddelanden är föremål för förseningar. Leverera konfidentiell nyhet och information via telefon så att en diskussionsrapport inte kan läckas av misstag.

4.

Tänk kritiskt om hur ditt meddelande kommer att uppfattas. Det är svårt för anställda att bestämma tonen eller avsiktet på ditt meddelande utan kroppsspråk som en cue. Överväg att leverera dåliga nyheter via telefon eller genom att skapa ett personligt möte, snarare än att skicka ett mail.

5.

Kom ihåg att kommunikation inte är en enkelriktad gata. Låt dina anställda veta det bästa sättet att kontakta dig och de tider du är tillgänglig. Återvänd samtal och e-postmeddelanden omedelbart. Fjärrarbetare har inte chansen för ansikte med överordnad ledning. Kommunicera medarbetarens framgångar till övergripande ledning så att han är erkänd för sina prestationer.

6.

Ge möjligheter för arbetstagaren att interagera med sina kamrater. Effektiv kommunikation sträcker sig utöver bara en anställd och hans chef. För att personalen ska kunna förstå företagets verksamhet, prioritet och strategi måste avlägsna anställda ha en pågående diskussion med de övriga medlemmarna i laget.

tips

• Använd lämplig etikett. Till exempel anses att använda alla stora bokstäver i ett mail skrika.
• Ange din tillgänglighet genom ett globalt snabbmeddelandesystem. Medarbetare kan omedelbart se vem som är online och tillgänglig för hjälp.
• Ange skriftliga mål och uppgiftslistor så att din underordnade vet exakt vad du ska arbeta med.