Så här etablerar du en mötesagenda

Enligt Scott Snair, författare till "Stoppa mötet vill jag gå av, " är en stor andel kontorsmöten oförskaplig och ofokuserad på grund av bristen på tanke som går in på att förbereda sina dagordningar. Oavsett om dina egna konferenser rutinmässigt utförs vana eller kullerstens ihop som svar på nya kriser, kommer en mötesagenda att löna sig i större effektivitet och högre moral.

1.

Definiera målet för ditt möte för att avgöra om det är tidskänsligt och verkligen nödvändigt. Exempel på mötesmål är rapportering om projektstatus, brainstorming av nya idéer och lösningar på befintliga problem, hantering av skadestyrning, införande av nya policyer, uppdrag av uppdrag och genomförande av administrativa utfrågningar i samband med disciplinära åtgärder. Skapa en skiss och ge varje ämne en titel följt av en kort sammanfattning. Exempel:

Går papperslös - identifierar övergångsmål, säkerhetsproblem och personalutbildning.

2.

Identifiera med namnet de personer som har något av substans att bidra till dina agendaproblem så att de kommer att förstå vad som förväntas av dem. För en projektstatusrapport, till exempel behöver du bara projektledaren som talesman och inte alla medlemmar i hennes lag. Om mötet syftar till att brainstorma idéer för en ny politik, skulle dina mötesdeltagare vara de som bäst representerar intressen och känslor för de specifika yrkesklassifikationer eller avdelningar som kommer att påverkas.

3.

Bestäm mängden tid som behövs för att adressera var och en av ämnena på din lista. Statusuppdateringar kan till exempel kräva endast 10 minuter för varje deltagare, speciellt om dina möten äger rum varje vecka eller månad och alla är redan bekanta med grunderna för de olika projekten. Placera dina högsta prioriterade ämnen först på agendan om diskussionerna går över dina tilldelade tidsluckor och mötet måste fortsättas vid ett senare tillfälle eller datum. När det är praktiskt, inkludera en "annan verksamhet" -plats i slutet av din agenda för vad som helst deltagare skulle vilja diskutera som inte passar de befintliga ämnesgrupperna.

4.

Bestäm om huruvida kompletterande material för ditt möte ska distribueras och läsas före mötet eller lämnas ut om allas ankomst. Referera dessa punkter på dagordningen så att deltagarna förstår deras relevans för de ämnen som diskuteras.

5.

Ange ett datum, tid och plats för ditt möte och placera informationen tydligt högst upp på mötesagendan. Fördela din agenda tillräckligt långt i förväg så att deltagarna har tid att förbereda men inte så långt att de kommer att lägga den åt sidan och glömma det. Vid behov, skicka ut påminnelser dagen innan.

Tips

• Fråga dig alltid om ett möte är det mest effektiva sättet att kommunicera information och få feedback.