Så här arkiveras med ett färgkodat arkiveringssystem

Skapa ett färgkodat arkiveringssystem för ditt hem- eller företagskontor för att hålla dig organiserad. Ett organiserat arkivsystem som ökar produktiviteten gör att du kan hitta filer när du behöver dem och hjälper till att minska rubbningen. När ditt företag växer kan du lägga till nya filkategorier genom att införa en ny färg. Genom att ange en plats för dina filer och skapa ett effektivt arkiveringssystem kan du fokusera din tid och energi på att bygga ditt företag istället för att ständigt leta efter filer eller avveckla ditt kontor.

1.

Separera de dokument du planerar att filma in i kategorier. Skapa till exempel en filkategori för kundfakturor, försäljningskvitton, bokslut, leverantörsfakturaer och skattedokument. Välj en färg för att representera varje kategori. Gör en lista över filkategorier och motsvarande färg för snabbreferens tills du kommer ihåg vilken typ av fil varje färg representerar.

2.

Bestäm vilken typ av arkivskåp som ska användas för arkivering. Vanligtvis rymmer vertikala arkivskåp brev med brevstorlek eller dokument som är ungefär 8, 5 tum med 11 tum, medan laterala arkivskåp rymmer dokument i juridisk storlek eller dokumenterar cirka 8, 5 tum med 14 tum. Välj den skåpstil som bäst passar dina affärsbehov.

3.

Köp färgade mappar som motsvarar de färger du angav för filkategorier. Om du använder vanliga manila-mappar, köp färgade klistermärken eller etiketter som håller sig till kanten av mappfliken för enkel visning.

4.

Placera dokument i färgade mappar och placera sedan mappar i arkivskåpet. Organisera filkategorier som passar dina behov. Lägg till exempel dokument som du ofta tittar på eller kategorier som du oftast lägger till i arkivets framsida och mindre använda kategorier på baksidan. Du kan också alfabetisera filer om du skapar enskilda filer för kunder, patienter och andra. Om alfabetiserande filer ger varje bokstav sin egen färg genom att köpa etiketter med enskilda bokstäver och färger eller genom att bifoga en färgad etikett i mappen och skriva brevet på etiketten.

5.

Lägg till nya mappkategorier som du tycker är lämplig genom att tilldela nya kategorier en ny färg.

Saker som behövs

• Arkivskåp
• Färgade mappar
• Färgade klistermärken eller etiketter

tips

• Välj djärva färger, till exempel röd, blå och ljusgul som sticker ut i arkivskåpet för enklare åtkomst till filer.
• Gå igenom ditt arkivsystem varje år för att expandera filkategorier, ta bort kategorier eller kombinera kategorier.

Varning

• Fyll i nya dokument så snart som möjligt för att undvika att skapa oönskad rodnad på ditt kontor.