Hur man följer upp efter inget svar

I affärer kan det ibland vara svårt att få svar från en kund, leverantör eller affärspartner. Om dina första samtal går obesvarade, finns det en process som du kan använda för att följa upp efter inget svar. Du får inte sluta svara från den person du försöker ringa, men du kan åtminstone vara säker på att han fick din information och att du kunde göra honom medveten om orsaken till ditt samtal.

1.

Observera när du gjorde ditt första telefonsamtal i din personliga kalender eller i ditt företags kontakthanteringsprogram. Notera den tid på dagen du ringde och innehållet i meddelandet som du lämnade.

2.

Planera ett uppföljningsanrop fem dagar efter det första samtalet. Ringa ditt andra samtal vid en annan tidpunkt än ditt första samtal. Gör samma anteckningar på det andra samtalet som du gjorde på den första. Var noga med att lämna en annan typ av meddelande andra gången än första gången. Inkludera samma information, men säg det på ett annat sätt. Var trevlig i ditt meddelande, tala långsamt och tydligt och lämna en professionell hälsning när du är klar.

3.

Upprepa processen för ytterligare fyra samtal, eller tills personen returnerar ditt samtal. Var noga med att lämna ett unikt ljudmeddelande med samma information varje gång och använd en professionell och glad ton med varje meddelande.

4.

Skapa en vanlig brevbrev som beskriver dina försök att kontakta personen och inkludera de datum då du ringde och lämnade ett meddelande. Avsluta brevet med din kontaktinformation och ett meddelande som du skulle uppskatta ett samtal. Inkluder ditt visitkort när du skickar brev. Skicka brevet med en signaturförfrågan för att vara säker på att den mottogs.

5.

Gör ett sista telefonsökningsförsök fem dagar efter mottagandet av returkvittot som anger att ditt brev mottogs. Ange i ditt röstbrevmeddelande att du hade skickat ett brev och läst tillbaka namnet på personen som skrivit in brevet. Säg att du ringde för att se om brevet var mottaget och om personen hade några frågor.

6.

Ring en gång i månaden efter att du har följt på brevet om du känner det nödvändigt. Persistens kan löna sig, och en gång i månaden är inte tillräckligt ofta för att betraktas som en irritation.

Tips

• Undvik att använda e-post. E-post är för opersonlig och kan enkelt avvisas av mottagaren. Att skriva ett brev indikerar att du tog ytterligare ansträngningar för att försöka nå festen.