Hur får du dina anställda att stansa korrekt

Ditt företag har tillgång till den teknik som krävs och människor för att förhindra lönefel. Att investera i processer och material som är nödvändiga för att hålla timmarna korrekta sparar senare förvirring kring timmar och förhindrar överbetalningar och underbetalningar till personal. Den initiala investeringen av programvara, personalutbildning och verifieringsmetoder kommer att säkerställa att anställda stansar in korrekt och senare inte huvudvärk uppstår.

Teknologi

Webbaserade tidsklockan gör det lättare för mobila medarbetare att klocka in och klocka ut. Programvara som Xora hones in på anställd plats när de stansar in och under hela arbetsdagen. För en mobil försäljnings- eller reparationsstyrka som måste skickas omedelbart, har detta den fördelen att nollställer vilken anställd som är närmast ett samtal. Eventuella felaktiga klockningsposter är uppenbara nästan omedelbart istället för i slutet av en löneperiod i ett traditionellt pappersblad. Skrivbordsapplikationen yaTimer är en datorstationsapplikation som ständigt syns på arbetsplatsdatorer och påminner anställda om att använda tiden produktivt.

Träning

Ett sätt att få dina anställda att slå in korrekt är att träna dem för att göra det. Som en del av generell personalorientering introduceras personal till klockan och gör flera torra körningar. Övning på systemet förhindrar misstag, vilket inkluderar ett anställdstänkande, han slås in eller ut när den åtgärden inte har spelats in i systemet. Detta kan resultera i inga timmar, eller extra timmar, loggade till arbetstagaren.

Handledareansvar

I stora organisationer har högre personal uppgift att logga arbetstiden. Att ta ansvar ut ur enskilda anställdas händer och placera det i händerna på en erfaren och betrodd handledare kan minska felfelet. Att använda senior personal att dubbelkontrollera alla timmar är ett annat alternativ; Om tidsklockan är mjukvarubaserad och anställda måste logga in och ut ur varje skift, kan ett etablerat system där den lokala handledaren verifierar noggrannheten, hålla löntidstiden i kontroll.

Tillgängliga instruktioner

Även de mest flitiga medarbetarna kan glömma hur man använder ett tidsspårningssystem, speciellt om de är lediga eller samtalspersonal som bara anländer för tillfällig skift. Att ha ett fuskblad med instruktioner som är tillgängliga nära den enhet som används för att slå in kan hjälpa dem att logga in sina timmar korrekt. Online referensmaterial som gör det möjligt för arbetstagare att granska de nödvändiga stegen innan de rapporterar för arbete eller när cheat sheet saknas är ett annat sätt att säkerställa att anställda har de verktyg som de behöver för att slå in korrekt.