Så här använder du Microsoft Access för fakturering

Microsoft Access är en del av Microsoft Office Suite för hem- och affärslösningar. De med MS Office 365 på en dator ska ha tillgång till MS Access 2016. Om du arbetar med en äldre version av MS Office kanske du behöver ladda ner tillägget om det inte redan ingår i sviten. Microsoft Access är ett databas skapande och hanteringsverktyg. En av de kraftfulla saker som det här programmet gör att du kan göra är att använda redan etablerade data för att skapa och hantera fakturor.

Skapa databasen först

Medan du manuellt kunde skapa en faktura från början om det behövs skulle det ignorera kraften i hela Access-programmet. Upprätta databasparametrar som innehåller all relevant information du vill spåra och underhålla. Detta bör innehålla kontaktnamn, adress, telefon, fax och e-post till vanliga kunder, leverantörer eller affärspartners. Om kontakten har en webbplats eller annan relevant information, inkludera detta i databasen. En datatabell kan vara grossistinformation för produkter som innehåller produktens namn, SKU, grossistpriser och detaljhandelspriser. En annan datatabell kan vara klientdata.

För att skapa databasen, använd tabeller sektionen som liknar Excel. Skillnaden är Access är utformad för att ta tabellerna och bygga upp anslutning när du använder andra verktyg i programmet. Skapa datahuvudena och ange dina data för att bygga databasen.

Skapa en faktura mall

När du har skapat databasen, skapa fakturan. Öppna åtkomst och välj Skapa faktura från menyn med alternativ till vänster. När det är markerat, gå till toppmenyn och välj Skapa och sedan Formguiden . Form Wizard tar den information du väljer från olika tabeller för att integrera dem i en form - fakturan. Välj templerade komponenter för att inkludera i fakturaformuläret inklusive fakturanummer, försäljningsdatum, kund-ID, produkt-ID, kvantitet och pris. Det finns andra alternativ, men det är de grundläggande komponenterna som behövs i fakturan. Lägg till i din mall som önskat.

När du arbetar via fakturabildsskaparen bestämmer du vilken information som visas i rubriken och vilken information som går in i delfält. Anpassa fakturan för att möta ditt föredragna fakturautseende. När du har all information som krävs, välj Slutför . Namn mallen som lagras i fakturatabellen.

Ny kundfaktura

För att generera en ny kundfaktura, gå till fältet under rutan Faktura tabell. Välj Ny post för en ny faktura för en kund. Varje avsnitt i fakturatabellen blir en rullgardinsmeny för att du ska kunna få information för fakturan. Om kunden redan finns i databasen väljer du exempelvis namnet på rullgardinsmenyn Kund. Gör samma för inköpsdatumet, produkterna och eventuella prissättning ändras.

Om du behöver göra några justeringar på fakturan, välj fliken Design i toppmenyn. Detta låter dig expandera och lägga till textrutor och informationsfält som subtotaler. I fönstret Design använder du expressionsfältet till höger för att skapa beräknade fält från informationen i den redan skapade mallen. Spara fakturan för att behålla all data.

Tredjepartsmallar

Microsoft-utvecklare har skapat många mallar för MS Access så att du inte behöver skapa din egen. Många är gratis, även om vissa är för köp. Leta efter en mall som uppfyller dina behov för att begränsa den mängd anpassning som krävs.