Hur man använder lönesystem för att förbereda en budget

Lön och förmåner utgör en stor del av de flesta organisationsbudgetar, inklusive småföretag. Det faktiska beloppet som spenderas på lön och ersättningsposten kan variera avsevärt beroende på en mängd okontrollerade faktorer som oförutsedda uppsägningar eller det brådskande behovet av övertid. Småföretag kan ha mindre förmåga att absorbera oförutsedda förändringar än stora organisationer på grund av den oproportionerliga effekten av varje enskild anställd på hela budgeten. För att bättre kunna förutse kostnader kan småföretagare använda lönesystemet för att beräkna en exakt dollarnivå för olika projicerade budgetscenarier.

1.

Samla in data för en viss analysperiod. De flesta lönesystemen bör göra det möjligt för dig att köra en rapport om faktiska löneutgifter för det gångna verksamhetsåret eller de senaste 12 månaderna.

2.

Använd föregående års data för att få en ballparkidé av det totala antalet olika artiklar och förmåner, såsom sjukförsäkringskrediter, körkortskrav, övertid, ersättningar, ersättningar och premier.

3.

Beräkna den specifika kostnaden för varje ofullständig ledig tjänst - en position som inte fylldes i fem veckor skulle exempelvis beräknas genom att multiplicera basens veckolön och förmåner kostar fem och sedan lägga till det totala beloppet för varje position tillsammans för att få en totala summan av lön och fördelar besparingar för föregående år.

4.

Använd lönesystemet för att bestämma antalet obetalda timmar som anställda tagit under föregående år. Systemet ska kunna generera en rapport med timmängderna för varje anställd och beräkna totalbeloppet i hela företaget för det föregående året.

5.

Lägg till den totala faktiska kostnaden för alla löner, förmåner och diverse ersättningar för det föregående året, dra sedan av lediga platser och obetald tid. Detta ger dig en faktisk exakt mängd utgifter.

6.

Justera beloppet med eventuell beräknad lön eller förmåner öka - eller minska - och faktor eventuella projicerade justeringar av positioner om du till exempel planerar att anställa 10 fler anställda under det kommande året eller främja vissa individer. Vissa lönesystem har förmåga att beräkna sådana projicerade budgetscenarier genom att justera positioner i en skön miljö.

Tips

• Justera dina beräkningar för eventuella ovanliga faktorer som du inte förväntar dig att uppleva under det kommande året. Om exempelvis CFO-ställningen var ledig i mer än sex månader är sannolikheten för besparingar från lediga platser ovanligt stora - och det är osannolikt att det upprepas om du nu har fyllt positionen.