Hur hanterar du dina anställdas disciplin

Som chef är det ditt ansvar att antingen skapa eller få kopior av den aktuella disciplinära policy- och procedurhandboken, ge varje anställd en kopia och få en signerad bekräftelse att varje anställd har läst och förstått standarderna. Det är medarbetarens ansvar att följa riktlinjerna eller möta konsekvenserna. När du hanterar disciplin hos dina anställda måste du följa de procedurer som anges i handboken så att du uppvisar rättvis och konsekvent behandling mot alla anställda och skyddar dig och företaget från rättsliga åtgärder.

1.

Övervaka dina anställdas åtgärder för att se till att de överensstämmer med disciplinpolitiken. Ge medarbetarna en fast men artig påminnelse som ett svar på en första mindre överträdelse. Om du till exempel märker att en anställd gör personliga samtal utanför hans rasttid, påminna honom diskret om att han eller hon ska ringa personligt under paus eller före eller efter arbetet. Notera din verbala varning i medarbetarens fil, tillsammans med tid och datum.

2.

Be arbetstagaren att träffas med dig på ditt kontor eller i en annan privat miljö om du bevittnar henne om att upprepa beteendet. Förklara för henne att du påminde henne om att inte ringa personliga samtal under arbetstiden och ge henne exempel på lämpliga tider för att ringa personliga samtal. Skriv en beskrivning av händelsen och nämna den tidigare muntliga varningen. Skriv aktuellt datum, tid och medarbetarens namn på papper. Skriv och datum papperet. Be arbetstagaren att läsa den och signera och datuma det som ett bekräftelse på ditt möte. Rådgöra med henne om att du lägger dokumentationen i sin anställningsfil.

3.

Påminn arbetstagaren om konsekvenserna om han upprepar beteendet, t ex måste du utfärda honom en slutlig varning som kommer att placera honom under provstatus, vilket kan innebära förlust av sitt jobb.

4.

Ge arbetstagaren hennes sista varning om du bevittnar beteendet igen. Se till att hon förstår att hon är på prov och hennes jobb är i fara, om det är en del av arbetsplatsens disciplinpolicy och rutiner. Till exempel, berätta för henne att om du bevittnar att hon gör personliga samtal under arbetstid igen under provperioden, kommer du att säga upp henne. Dokumentera händelsen, signera och datuma papperet och fråga arbetstagaren om att signera och datuma det. Fyll i papperet i hennes anställningsfil.

5.

Kolla med personalavdelningen för att verifiera att du har uppfyllt alla krav - till exempel att följa lämpligt förfarande för att administrera disciplin och upprätthålla dokumentation - innan du ger en anställd ett uppsägningsmeddelande.

tips

• Fråga alltid arbetstagaren om han förstår konsekvenserna av hans handlingar och vad du förväntar dig av honom i framtiden; det är viktigt att rensa upp förvirring som han kan ha.
• Ange en viss tid för provperioden, t ex 30 dagar.
• Vissa företag erbjuder ett anställningsassistansprogram (EAP) genom vilket anställda kan få rådgivning för att hjälpa till med deras beteende. Om det är lämpligt, hänvisa arbetsgivaren till EAP.
• Erbjuder coachning eller riktning till anställda som kämpar med arbetsprestationer innan de lämnar varningar eller vidtar formella åtgärder. Det är viktigt att ge medarbetarna chansen att lyckas.

Varning

• Se till att du dokumenterar alla interaktioner och disciplinåtgärder skriftligen och lägger dem i medarbetarens fil. Lita inte på ditt minne, eller det kan bli en situation med ditt ord mot medarbetarens ord. Skriftlig dokumentation är det enda som accepteras av domstolarna som bevis för att rättsliga problem uppstår.