Hur får man anställda att skriva detaljerade förfaranden i sitt arbete

Ofta är de anställda som är närmast löpande av ditt företag. Eftersom din personal kan utföra uppgifter och rutiner regelbundet kan de kanske veta mer om dessa processer än du gör. En manual som innehåller procedurinstruktioner kan vara en värdefull tillgång till ditt företag. Den mest effektiva handboken kan vara ett resultat av direkt inmatning från dina anställda. Få anställda att skriva detaljerade rutiner för sitt arbete för att sammanställa en procedurhandbok.

1.

Välj det arbete som behöver skriftliga förfaranden. Aktiviteter som människor kan hitta förvirrande eller komplicerade uppgifter med många steg kan dra nytta av förfarandena. Viktiga uppgifter som anställda måste slutföra utan att göra fel kan också dra nytta av skriftliga förfaranden.

2.

Uppmuntra de anställda att tänka på hur de utför uppgifterna för att börja med en medvetenhet om processen. Anställda kan önska att ta anteckningar av poäng som de vill komma ihåg om hur de utför en uppgift. Om anställda har några instruktioner eller handböcker som hjälper dem att utföra uppgiften, bör de samla dessa material.

3.

Samla alla anställda som arbetar tillsammans om en uppgift (om tillämpligt), och skriv ett sammandrag av processen. Använd en tavla eller tavla så att alla kan se stegen när du skapar dem, från och med det första steget och fortsätter genom hela processen. Börja varje steg med ett verb för att göra förfarandet handlingsorienterat och koncist.

4.

Diskutera utkastet för att se till att det inkapslar processen korrekt och exakt. Sträva efter korta och direkta instruktioner. Om du kan lägga till stegen genom att ge korta detaljer om varför de är viktiga, lägg till den här extra informationen. Gör eventuella ändringar eller justeringar som behövs.

5.

Lägg till diagram eller bilder i rutinerna om de hjälper användaren att se processen.

6.

Skapa det slutliga utkastet till förfarandena. Proofläs procedurerna och skriv ut dem på standardpapper. Placera procedurerna i bindemedel, märka dem tydligt med en titel längs bindets ryggrad. Placera proceduren bindemedel nära det område där anställda ska utföra uppgifterna.

Saker som behövs

• Bindemedel