Hur man ger en bra PowerPoint för din organisation

PowerPoint mottar ros för dess förmåga att aktivera personer som inte har utbildat sig som offentliga talare för att göra presentationer till publiken, men det är också förvirrad som anledningen till att så många bra idéer misslyckas med att nå publiken som inte kan dechiffrera dem mitt i dåligt klipp konst och zippy, meningslösa animationer. I bästa fall presenterar den övertygande grafik som visar stora idéer utan att behöva mycket text, som designföretaget Empowered Presentations gjorde i "The Convenient Truth", ett prisbelönt anti-rökning meddelande. I värsta fall dränker det viktiga fakta i berättelser om berättelsen, eftersom NASAs egna presentationer gjorde att man inte varslade ledande befattningshavare till de kritiska konstruktionsfel som orsakade rymdfärjan Columbia att explodera. När det är din tur att göra en PowerPoint-presentation för ditt företag, planera att nå framgång och undvika misslyckande vid varje steg.

1.

Vet vad du ska förmedla innan du skapar din presentation. Det är frestande att dyka in och börja välja grafik, bygga bilder eller välja färger så fort du får uppdraget att presentera. För bästa resultat, klargör meddelandet och vad som står på spel för att få det över. En presentation till en potentiell kund kräver en annan inställning än ett internt samtal med avdelningscheferna.

2.

Applicera ett konsekvent visuellt tema genom hela presentationen. Undvik att använda flera teckensnitt eller att varje bild ser helt annorlunda ut än nästa. Välj ett tema från PowerPoint-galleriet och använd eller anpassa det, eller utveckla ditt eget som speglar ditt företags identitet.

3.

Begränsa text. Bildspel behöver inte bestå av en rubrik och en handfull kulor. Ditt meddelande går vilse när det presenteras utan visuella att provocera tanken. Använd en enkel, övertygande visuell för att ge bakgrunden till din berättelse.

4.

Använd en textstorlek som personerna i bakre raden kan läsa. Testa din presentation under förhållanden så nära dem som du presenterar som du kan konfigurera. Sitt så långt bort från projektionsskärmen eller bildskärmen som din publik kan sitta och utvärdera läsbarheten för ditt innehåll. Förstora din text tills det är klart och utvärdera ditt innehåll för att se om du kan minska sitt beroende av verbiage.

5.

Bibehålla läsbara färgkontrast mellan din text och din bakgrund. Behöver behoven hos personer med problem med färgproblem när du väljer färgscheman. Undvik att placera färgmotstånd ovanpå varandra. Inte bara ser den röda texten på en grön bakgrund ut som den vibrerar, men resultatet kan vara oläsligt för någon som är färgblind.

6.

Välj grafik med försiktighet. Undvik clip art som du har använt förut eller bilder som slår dig som triten eller klibbig. Leta efter effektiva och effektiva fotografier med god kvalitet, licensfri licensiering eller användning av öppen källkod.

7.

Använd animering klokt och sparsamt. Om varje bild swoops, zoomar, vänder och flyger, kan din publik bli sönder mellan yrsel och skratt. Fråga dig själv varför du behöver en viss animation, och om ditt enda svar är "eftersom det finns i listan över programalternativ", ta det ut.

8.

Läs inte bara dina bilder till publiken och kalla det en presentation. Det är mer benäget att lägga dem i sömn än att engagera sig. Faktum är att om alla dina bilder består av text, kommer din presentation inte att involvera din publik tillräckligt för att göra sin uppfattning.

9.

Håll din information relevant för publiken i ämne och språk. Förklara inte tekniska termer för personer som använder dem varje dag eller slingjargong till en publik som inte vet vad du pratar om.

10.

Engagera din publik Föreställ dig inte bara på dem. Bygg in möjligheter att ställa frågor som kräver engagemang och visa din publik att de punkter du gör relaterar till deras behov.

11.

Repetera din presentation, speciellt om du använder tidsbegränsade händelser i den. Öva framför en testgrupp som inte känner till ditt ämne. Fråga dem frågor som är utformade för att ta reda på hur tydligt du har gjort dina poäng och var du kan förbättra din berättelse.

12.

Se till att din utrustning fungerar. Om du presenterar på ditt eget kontor, installera din dator och projektionsutrustning i god tid och testa alla aspekter av det, från operativsystem och programvara till projektorlampa. Om du presenterar på vägen, planera för problem så att du inte fångas av dem om de uppstår. Ta extra kablar, en extra kopia av din PowerPoint-fil på en mini-enhet, och till och med en extra bärbar dator om möjligt.

13.

Förbered en separat handout, om du använder en, inte bara en utskrift av dina bilder. Det som fungerar på skärmen ger inte nödvändigtvis en korrekt summering av ditt samtal, speciellt om du använder bilder med grafik som ramar en del av ditt meddelande utan åtföljande text. Lämna inte ut din tryckta dokumentation förrän du har gjort din tonhöjd, eller du kommer att förstöra din chans att göra en inverkan - och alla kommer att läsa i stället för att uppmärksamma dig.

tips

• Om du måste be om ursäkt för en bildruta som innehåller information som är för liten att läsa, hitta ett annat sätt att presentera innehållet. För att infoga ett stort flödesschema eller grafik, zooma in på efterföljande delar av det från topp till botten.
• Fråga dig själv om du införlivar för mycket bakgrundsinformation som din publik redan vet. Ett inledande ögonblick presenterar sammanhang, medan en långvarig upprepning av det uppenbara främjar ouppmärksamhet.
• Snarare än en texträkning av en punkt om en webbplats eller produktdesign, visa webbplatsen eller funktionen och tala om det medan du visar ditt visuella.

Varning

• Om du presenterar på en klientplats, konferensmötesrum eller annan webbplats som du inte kontrollerar, antar du aldrig att utrustningen eller installationen du är lovad kommer att materialisera. Kolla in webbplatsen i förväg, eller begär ett foto som visar lokalen om det är ett konferensrum.