Vad är funktionerna i MS Outlook?

Även om ditt företag använder en egen e-postklient eller redan har ett annat system för meddelanden på plats, kan du hitta flera funktioner inom Microsoft Outlook som är fördelaktiga för verksamheten. Outlook är e-postklientdelen av Microsoft Office Suite och även om det underlättar allt från e-postmeddelanden till mötesinbjudningar, fungerar det på samma sätt som andra Suite-program. Utforska vilka funktioner Outlook har att erbjuda ditt företag, och du får snart meddelandet.

Kommunikation

Microsoft Outlook underlättar kommunikationen på flera sätt. Den största är givetvis via e-post. Med ett klick på "New" -menyn på bandet kan du skapa ett meddelande som är klart för e-post. Outlook tillåter förbättringar som bilagor, bakgrunder och teman, signaturfiler och i vissa fall möjligheten att se om de personer du skickar via e-post är för närvarande online inom företagets nätverk. Genom ett gränssnitt som är mycket bekant för alla som har arbetat i andra Suite-produkter som Word eller Excel, kan du anpassa dina e-postmeddelanden genom att ändra teckensnittet, lägga till företagets logotyp och specificera olika färger.

Organisation

Medan en kalender kan vara det första som kommer att tänka på när brainstorming sätt att bli organiserade, erbjuder Outlook flera funktioner för att hålla sig organiserade. Den har en mycket konfigurerbar kalender, som du hittar genom att klicka på knappen "Kalender" längst ned till vänster i arbetsytan. Du kan konfigurera kalenderns vy för att visa dagliga, veckovisa och månatliga detaljer samt färgkoordinatmöten. Ett annat sätt att Outlook låter dig hålla dig organiserad digitalt är dess kontaktlista. Knappen "Kontakter" ligger precis under knappen "Kalender", och låter dig behålla så mycket eller så lite som möjligt. Lägg till digitala visitkort eller skriv in informationen för hand. Även om Outlook levereras med flera e-postmappar som standard, som "Skickade" och "Sparade objekt", kan du lägga till, ta bort och organisera dem som bäst passar dig. Skapa mappar för att lagra e-postmeddelanden som du behöver ta itu med, frågor från underordnade, konkurrent briefings och allt annat som tar bort röran från ditt huvudmeddelandefönster.

spårning

Det kan tyckas att när du skickar ett mail till etern vet du aldrig om det har nått sitt avsedda mål. En funktion Outlook erbjuder en bekräftelse. När du har öppnat ett nytt e-postmeddelande genom att klicka på knappen "Ny" eller "E-postmeddelande" klickar du på fliken "Alternativ" i fönstret "Untitled - Message". Två funktioner står till ditt förfogande här. Markera rutan "Request a Delivery Receipt" på bandet för att ta reda på när ditt meddelande har landat i mottagarens e-postbrevlåda. Markera rutan "Request a Read Receipt" för att få meddelande om att mottagaren faktiskt öppnar e-postmeddelandet. Medan dessa funktioner inte garanteras kan mottagarna välja ett alternativ att inte skicka ett läskvitto - de kan vara användbara. Om spårning är vanlig eller viktig för ditt företag kan du konfigurera Outlook för att spåra alla meddelanden i avsnittet Meddelandehantering.

Lagarbete

Många Outlook-funktioner låter dig samarbeta med dina anställda, handledare och andra medarbetare. Ställ in möten med hjälp av Outlook-mötesinbjudningsfunktionen. Inte bara kommer du genast att informera inbjudna om att deras närvaro begärs, men du kan spåra vem som accepterar eller avböjer, samt checka in i gästens scheman i förväg för optimal planering. Du kan också dra nytta av Outlook-funktionen Dela min kalender. Detta låter dig, när båda parter är överens om delningen, se anställdas arbetsscheman, se när de kommer in och ut på kontoret, kolla möten och mer. Dra nytta av funktionen Uppgiftsförfrågan, som finns i "Ny" -menyn på bandet, för att tilldela arbete.