Hur man skriver ett konto notation

En korrelation finns mellan höga nivån av kundnöjdhet och ett företag som uppnår framgång och hög vinst. Därför har många företag callcenter där kunder kan uttrycka några problem, ställa frågor och lösa problem som de upplever med de produkter eller tjänster som erbjuds av företagen. Varje gång en kund ringer måste den representant som talar med kunden tydligt notera detaljerna i diskussionen så att verksamheten har en grundlig redogörelse för varje kunds konto och individuella situation.

1.

Besvara samtalet från kunden. Varje företag har sina egna specifika hälsningsrepresentanter ska adressera kunderna när de besvarar telefonsamtal. Använd en hälsning som ditt företag föredrar att börja samtalet med kunden.

2.

Gå till kundens konto. Företag använder ofta kundkontonummer för att hämta kontouppgifter, men i vissa fall kan kunden inte ha den informationen tillgänglig. Vissa system tillåter representant att dra upp kundkonton med kundens telefonnummer.

3.

Verifiera kontot och kontoinnehavaren. Fråga kunden om sedvanlig information, till exempel de fyra sista siffrorna i hans personnummer, hans adress, hans födelsedatum eller hans namn. Varje företag har sina egna metoder för att verifiera kundkonton.

4.

Identifiera kundens fråga eller oro. Om det behövs, ta en stund för att se över tidigare noteringar för att bekanta dig med kundens situation. Lyssna noggrant på kundens förklaring av hennes fråga eller oro och ta anteckningar.

5.

Lös upp kundens problem och svara på några frågor. Ta nödvändiga åtgärder för att du har nöjt kunden. Varje företag har olika metoder för att hantera enskilda kundklagomål. Efter att du har löst upp problemet, fråga kunden om han är nöjd med hur du hanterade situationen för att säkerställa hans tillfredsställelse.

6.

Fyll i ditt konto notation. Ett konto notering ska ange orsaken till kundens samtal, åtgärden du tog och några löften du gjorde till kunden. Korrekt konto noteringar är viktiga eftersom de säkerställer att kundens problem har lösts och att han fått utmärkt service. De ser också till att arrangemang har gjorts och hållits och fungerar som en rekord för framtida representanter för att se om kunden ringer igen.