Exempel på felkommunikation på arbetsplatsen

Som entreprenör är du förmodligen en optimist - någon som ser ett glas som halvfullt, inte som halvtomt - men med gott om utrymme för förbättring. Trots detta kan resultaten från en stor rapport om arbetsplatskommunikation vara en skrämmande verklighetskontroll. Till exempel avslöjade rapporten, " staten för missförstånd: 6 insikter om effektiv kommunikation på arbetsplatsen ", att hälften av undersökningen har 1 344 anställda respondenter har "bra" eller "utmärkta" konversationer på jobbet, med sina kamrater och med sina chefer . Den andra hälften ansåg att deras samtal var "medioker", "fattigt" eller "dåligt". Så skulle du betrakta rapportens resultat som ett "glas" som är "halvfullt"? Eller skulle du betrakta glaset som "halvtomt"?

Rapporten, i kombination med andra branschbulletiner, ger fantastiskt värdefulla insikter om hur man förbättrar kommunikationsvärdet på arbetsplatsen. i princip är målet att toppa det glaset så att det ses som fullt från alla vinklar. Många av dessa insikter kommer genom exempel på missförstånd i kommunikation. Du kommer noga att känna igen några av dem. Andra kan få dig att skratta, mindre för deras komiska värde än för det faktum att de är så universella. Men du står för att lära av dem alla, så att du och dina anställda kan förbättra kvaliteten på din kommunikation och få ut mesta möjliga av din tid och dina resurser.

"Att lära sig de färdigheter som krävs för att få effektiva konversationer är avgörande om vi vill skapa förändringar och producera verkliga resultat, både inom och utanför kontoret, säger rapportens sponsorer, Quantum Workplace och Fierce Conversations. "Varje organisation ska ge sina anställda verktygen och möjligheterna att ha meningsfulla och produktiva konversationer."

Kostnaden för felkommunikation

Innan du överväger några av de vanligaste missförståelsexemplen kan det bidra till att hålla en vägledande uppfattning om hur man mildrar missförstånd. Som rapport sponsorer säger det:

• "För många av oss är det största hindret för att ha högkvalitativa samtal att vi är rädda för att dela det vi verkligen tänker och känner. Vi kycklar ut och går inte upp till plattan när chansen är på bordet för att röra våra bekymmer. Att vara riktigt är läskigt, men det är oerhörda samtal som ska skrämma oss, för att de är otroligt dyra. "

Hur dyra dessa missförhållanden är - både ekonomiska och mänskliga kostnader - är lika skrämmande. En undersökning av 403 ledande befattningshavare, chefer och junior personal som genomförts av The Economist Intelligence Unit och Lucidchart fann att kommunikationsnedbrytningar på arbetsplatsen leder till:

• Högre stressnivåer ( bland 52 procent av de svarande)
• Försenad eller misslyckad att slutföra projekt ( bland 44 procent ) Låg moral ( bland 31 procent ) Missade prestationsmål ( bland 25 procent ) * Förlorad försäljning ( bland 18 procent )

Även om det är svårt att anbringa ett dollarvärde på de flesta av dessa konsekvenser, svarade de som deltog i "Kommunikationshinder på den moderna arbetsplatsen" en tredjedel av den förlorade försäljningen på mellan $ 100.000 och $ 999.999.

"Vår studie med Economist Intelligence Unit bekräftar att kommunikationsnedbrytningar har en djupgående inverkan på alla i organisationen, oavsett kön, generation eller anställning inom företaget", säger Nathan Rawlins, marknadschef på Lucidchart. "Genom att förstå orsakerna till och konsekvenserna av dålig kommunikation kan företagsledare fokusera på att skapa strategier för att integrera och kognitiv mångfald på arbetsplatsen."

Exempel på missförstånd

De flesta formerna av missförhållanden på arbetsplatsen kan spåras till 10 vanliga, om inte bekanta, orsaker. Men att fylla det glaset optimism - med andra ord landning på ett botemedel - är ibland svårare.

Exempel på felkommunikation 1

" Skyll inte på mig; se på dig"

Förmodligen visar ingen att vara en dålig kommunikatör. På samma sätt sätter ingen heller på att missuppfatta information. Så när missförstånd uppstår, utlöser det en försvarsmekanism, vilket gör det alltför lätt för att skylla "den andra killen".

Nästan 81 procent av de anställda i Quantum-Fierce-undersökningen uppgav att missförstånd på arbetsplatsen inträffade mycket ofta, ofta eller ibland . Men bara hälften av de svarande medgav att de var "direkt involverade" i missförståndet. Den andra hälften sa att de aldrig var, nästan aldrig eller sällan direkt involverade.

Fyll på glaset: Så vem är ansvarig för att misslyckas? Undersökningsdeltagarna kunde inte ens komma överens om denna punkt, med cirka 53 procent som pekar på "alla anställda" och 32, 5 procent vänder sig till chefer och chefer.

Exempel på felkommunikation 2

" Bättre att säga ingenting än att misstolkas"

Ingenting kan döda en konversation snabbare än någon som vägrar att ha en. Ungefär hälften av de anställda från undersökningen sa att de "sällan" talade upp på jobbet. Men när de gör det intressant var ungefär 52 procent mer benägna att öppna sig för sin närmaste chef medan bara 47, 5 procent sa att de skulle vända sig till sina medarbetare. Det behövs mer än en stor vattenkrukare här; Dessa resultat tyder på författarna att många arbetsplatser lider av ett "kulturproblem".

Fyll på glaset: Att främja en "röststyrd" kultur kräver att småföretagare ska utveckla en känsla av förtroende genom att:

• Underhålla en synlig närvaro på arbetsplatsen. Att vara rättvis och konsekvent. Kommunicerar ärligt och erkänner osäkerhet när det finns. Visa dina värden (inte bara espousing dem). Uppmuntra arbetstagarnas feedback och arbetsplatsinteraktioner.

Exempel på felkommunikation 3

" Vänligen, inga fler möten"

Något mer än 55 procent av Quantum-Fierce-enkätundersökarna sa att möten var en viktig källa till missförhållanden på arbetsplatsen, främst för att respondenterna:

• Tolk meddelanden och mål annorlunda. Känn dig obekväm med att uttrycka sina åsikter. Tro för mycket tid spenderas på obetydliga ämnen.
• Säg att för lite tid ägnas åt frågor och diskussioner. * Skyll personligheten konflikter bland deras lag.
• Hävdar att möten har för liten struktur

Fyll i glaset: Det är möjligt för småföretagare att köra produktiva möten - och de som går 15 minuter eller mindre - av:

• Skapa och skicka en mötesagenda i förväg. Förväntar anställda att bidra. Adressera "nästa steg" före avbrott.

Exempel på felkommunikation 4

" Prestanda recensioner är ett slöseri med tid"

Cirka 63 procent av undersökningsdeltagarna sa att en-till-ett-prestationsbedömningar - mellan dem och deras direkta handledare - var främsta källor till missförstånd. Även om recensioner kan vara en idealisk tid för en anställd och handledare att förverkliga ett "möte i sinnet", sa anställda att missförstånd stammar från:

• Förtroende för att deras oro kommer att höras. * Frustration att klara mål inte är fastställda.
• Olika prioriteringar. * För mycket tid på oämnliga ämnen.
• Granskningen har liten eller ingen struktur.
• Känner sig orolig över att fråga om förtydligande.

Fyll i glaset: Småföretagare kan göra prestationsbedömningar till produktiva sessioner genom att:

• Säkerställa att deras granskningssystem är lika klart som det är omfattande. Förtydliga viktiga punkter med exempel. Uppmuntra anställda att ställa frågor och bidra. * Kartläggningsmål.
• Sammanfattar granskningen i slutet.

Exempel på felkommunikation 5

" Skyll min teknik"

Nästan hälften (eller 46 procent) av Quantum-Fierce-undersökta respondenter pekade på teknik (särskilt e-post och textning) som bidragsgivare till missförstånd. De påpekade några uppenbara sanningar i att säga den tekniken ofta:

• Har inte möjlighet till frågor och förtydligande. * Eliminerar möjligheten att höra tonfall och böjningar.
• Innehåller inte ansiktsuttryck och gester.

Fyll på glaset: Det är tydligt att nyanser av ansikte mot ansikte kommunikation gör det till en överlägsen form av kommunikation - och en som borde leda till färre felinterpretationer. Kvantum-Fierce-undersökningsförfattarna föreslår att "organisationer måste investera i utbildning kring tekniskt stödd kommunikation och ge vägledning om när telefonsamtal eller ansikte mot ansikte samtal är mest lämpliga."

Exempel på felkommunikation 6

" Ursäkta min generationsklyftan"

The Economist-undersökningen lyfte fram hur många människor som är begripligt blyg för att ta itu med på arbetsplatsen: olika prioriteringar och komfortnivåer med teknik. Cirka en tredjedel av millennierna fokuserar på process på arbetsplatsen, medan ungefär samma andel av Baby Boomers och Gen Xers lägger större värde på att göra mänskliga kontakter och smidiga personliga relationer. Medan en tredjedel av millennierna är beroende av sociala medier och textning, gör det bara omkring 12 procent av de äldre generationerna.

Fyll i glaset: För småföretagare kan diplomati vara en lång kostym. "Framtida ledare måste ha förmåga att kommunicera över stilar och lägen, som når över generationer", skriver undersökningsförfattarna. "Som funktionella kommunikatörer kommer millennials troligtvis att fortsätta att använda olika nya verktyg när de stiger upp och blir äldre. Tricket kommer att vara att skräddarsy varenda användning till de olika kommunikationsstilarna kring dem. På samma sätt bör äldre generationer vara villiga att omfamna nya kommunikationsverktyg som utvecklande ledare använder för att ansluta och uppfinna. "

Exempel på felkommunikation 7

" Förlåt mig, medan jag hoppar till slutsatser"

Det skulle vara sällsynt när en anställd skulle erkänna att han gör antaganden och drar slutsatser utan att ta sig tid att verifiera information med någon "i vet". I själva verket sker det hela tiden, både i skriftlig och verbal kommunikation. Ett bra exempel: En chef som talar om "uppfödningseffektivitet" och den anställde som tolkar orden som kod för "uppsägningar". Faktum är att chefen kan referera till behovet av att vara effektivare med leverans av kontorspapper. Det är dåligt nog när antaganden lämnas för att fester privat; Sådana missförhållanden om en anställd sprider falska antaganden till andra.

Fyll på glaset: En relativt enkel lösning som föreslagits av The 2 Percent Factor, ett managementkonsultföretag: chefer ska vara tydliga och illustrativa i sina kommentarer. Och anställda bör be om förtydligande. I ett klimat av förtroende, kommer de vanligtvis.

Exempel på felkommunikation 8

" Jag försöker mitt bästa att imponera på dig"

Småföretagare är inte de enda som vill ses som smarta, kunniga och professionella. Anställda har samma behov. Men ibland går de på fel väg, mudderar sitt budskap med komplexa eller blåsiga fraser och jargong som leder till förvirring och missförstånd. 2% -faktorn citerar ett exempel från någon som uppenbarligen försöker för mycket att imponera: "Anställda måste arbeta mer synergistiskt med bästa praxis vid konfliktlösning för att säkerställa att de når optimal produktivitet." Översättningen var mycket enklare att förstå: "Vi vill att våra anställda ska arbeta bättre tillsammans så att de får mer arbete."

Fyll på glaset: Att säga vad du menar och menar vad du säger är kärnan i kommunikationen. Det kan inte anses vara "snyggt prat"; i själva verket är det vanligt prat. Men vanlig pratning åstadkommer vanligtvis sitt mål: att vara tydlig och direkt och i slutändan förstådd.

Exempel på felkommunikation 9

" Säger mindre är mer"

Om du har arbetat under antagandet att "korthet är bäst", är du i allmänhet på rätt spår. Men någon taktik kan tas till ytterlighet, och "under förklaring" är ett exempel på korthet som är för långt borta. Under förklaring kan skapa frågor och förvirring, ledande anställda att fylla i luckorna (och tvinga dem till en gång, hoppa till slutsatser som kan vara felaktiga).

Fyll i glaset: Om du inte är redo att avslöja alla detaljer som anställda behöver så att de kan förstå ditt meddelande, ompröva tidpunkten. De flesta människor drar nytta av och uppskattar exempel och illustrationer av dessa detaljer. Om dina anställda behöver dessa exempel kan de läsa rätt över dem. Men åtminstone kommer du att göra din del som en effektiv kommunikatör.

Exempel på felkommunikation 10

" Säger mer är mer"

Det motsatta av "underförklarande" är "förklarande", och denna övning utförs vanligtvis av någon som är osäker på sin förmåga att kommunicera. Han bestämmer sig för att mala ner sitt budskap i detalj, vilket ofta är onödigt detaljerat, vilket gör att mottagaren av meddelandet avbryts för tidigt.

* Fyll på glaset: * Det skulle vara enkelt om det fanns några hårda och snabba regler om hur länge och detaljerat ett meddelande skulle vara. Om du befinner dig likvärdigt, lägg till ditt meddelande i en timme eller så, och återvänd till det, tvinga dig själv att se den genom ögonen och öronen till någon som är obemannad. Fråga dig själv, Vad behöver den här personen veta? Vad hjälper honom att förstå mig? Har jag använt det tydligaste språket? Det kan också hjälpa till att avsluta ett meddelande med en inbjudan att följa upp dig personligen om det finns frågor. Medarbetarnas återkoppling kan ge dig tips om hur man ramar framtida meddelanden så att de kommer att uppfylla din inre optimist och behålla din syn på glaset som halvfullt.