När man ska använda en företagsrapport för att kommunicera i stället för ett företagsbrev

En företagsrapport används främst för att kommunicera information. Ett brev kan också förmedla information, men sammanfattar vanligtvis information. Medan ett brev riktas till specifika mottagare kan en rapport skickas till personer utanför företaget eller publiceras. Rapporter formateras ofta på ett sätt som överensstämmer från en rapporteringsperiod till en annan så att information kan jämföras. Om det finns en omsättning hos de anställda som utför rapporter, gör det också lättare för företaget att upprätthålla konsistens i rapporteringspraxis.

Längd

En avgörande faktor när det gäller att bestämma huruvida man ska använda en företagsrapport eller ett företagsbrev är hur lång tid den information du behöver kommunicera. En affärsbrev är generellt mellan en och tre sidor lång. Om du vidarebefordrar information som är längre än detta, blir det lättare att läsa om det är formaterat som en rapport med en översikt, rubriker och en slutsats. Långra rapporter bör innehålla en innehållsförteckning för att hjälpa läsaren.

Publik

En annan faktor att tänka på är din publik. Om den information du samlat kommer att granskas av endast några personer, införlivar du den med ett brev som innehåller dina personliga kommentarer. Men om du sammanställer information som kommer att läsas av många personer eller hänvisas till i framtiden av personer utanför ditt företag, använder du en företagsrapport. Finansiella data kan exempelvis granskas av företagets aktieägare, revisorer, advokater och myndigheter.

Typ av information

Data som sammanställs i tabeller, listor, kalkylblad eller formulär passar bättre in i en företagsrapport än en bokstav. På samma sätt, om du inkluderar grafer eller diagram, använd en rapport. Ett omfattande forskningsprojekt, såsom en genomförbarhetsstudie, bör läggas i en rapport eftersom det ger formatet för att beskriva betydande mängder forskningsdata, statistik, metoder och resultat. Ett brev, å andra sidan, är användbart för att kommunicera en kort sammanfattning av forskningen. Andra typer av information som vanligtvis kommuniceras i en rapport inkluderar strategiska planer, försäljningsrapporter, överensstämmelsesrapporter och marknadsplaner.

Formalitet

Använd en företagsrapport, snarare än ett brev, är ditt skrivande formellt. Medan du kanske använder "Jag" eller "du" fritt i ett brev, är en rapport mindre personlig. En rapport skrivs i en objektiv ton, rapporterar fakta istället för att överföra åsikter. Om du vill inkludera en åsikt med rapporten, skriv den här i ett brev som bifogar rapporten. Om de material du presenterar kräver citat till externa källor, är en rapport det lämpliga formatet för att göra det här också. Beroende på vilken stil som föredras av ditt företag, placera citat i texten i rapporten, i fotnoter eller i slutet av rapporten.