Hur man skriver en avdelningens affärsplan

Till och med ett litet företag kan organiseras i separata avdelningar, var och en har tilldelat sina egna mål, såsom intäktsmål eller enheter som ska produceras och har egen kostnadsbudget. Varje chef skriver en avdelning affärsplan, vanligtvis med vägledning från småföretagaren och finanspersonalen. Cheferna för varje avdelning hålls ansvariga för att uppfylla dessa mål och hålla sig inom budgeten - ofta kallade prognoskostnader.

Granska senaste års ekonomi

Jämför faktiska resultat med vad som hade varit i prognosen. Bestäm orsakerna till betydande avvikelser. Analysera om negativa avvikelser berodde på engångshändelser eller kommer sannolikt att återkomma under det kommande året och bör beaktas i prognosen.

Analysera övergripande prestanda

Granska produktiviteten hos avdelningen som helhet och varje medlem av avdelningen. Ange mål för produktivitetsförbättring - inklusive bättre lagarbete - under det kommande året. Överför dessa mål till varje medlem av avdelningen.

Anpassa sig till hela företaget

Fastställa avdelningsmål och se till att de överensstämmer med förväntningarna uttryckta i de övergripande målen och antagandena om ekonomin och industrin. Om företagets ägare syftar till att hålla kostnadsökningar till mindre än 2 procent för att bygga upp kassareserver, se till att din avdelningsbudget är i linje med den förväntningen.

Skapa avdelningsuppdragsförklaring

Uttryck hur avdelningen kommer att bidra till företagets övergripande tillväxt och produktivitet. Ange det värde som avdelningen ger till företaget som helhet. Inköpsdivisionens uppdrag kan till exempel vara att ha tillgång till kritiska inventeringsartiklar samtidigt som lagerlagringskostnaderna blir så låga som möjligt.

Skapa en finansiell prognos

Skapa en prognos för intäkter och kostnader baserat på tidigare resultat i kombination med de mål som bolagets ägare uttryckte för det kommande året. Företagsägaren kan ha satt upp ett mål att öppna tre nya butiker. Varje avdelning måste bestämma vilka ytterligare resurser den behöver använda, mot bakgrund av dessa expansionsmål och kostnaden för dessa resurser, inklusive personal.

Överför planen

Granska planen med ägaren och hans finanspersonal och motivera föreslagna utgiftsökningar som ingår i avdelningsplanen. Ändra planen baserat på rekommendationer från företagsägaren.

Slutlig granskning

Granska slutplanen med varje medlem av avdelningen för att säkerställa att alla lagmedlemmar är medvetna om de förväntningar som affärsägaren har för avdelningen och de mål som har ställts för det.

Tips

• Vid inlämning av avdelningsbudgeten till toppledningen, inkludera detaljerad analys av logiken bakom raderna för inkomster och kostnader. Detta ökar chansen att föreslagna utgifter ökar kommer att godkännas.

Varning

• Varje avdelningschef bör förvänta sig fram och tillbaka förhandlingar med toppledningen, inklusive småföretagaren, under avvecklingen av avdelningsbudgetarna. En avdelningschef ska inte ha den attityd som han utpekas - i de flesta fall kommer alla avdelningar att bli ombedda att göra ändringar i sina planer.