Hur man skriver organisations- och policyhandböcker

Du känner igen behovet av att ditt företag ska ha en organisations- och policyhandbok som beskriver de anställdas och företagets skyldigheter och ansvar, men det kan tyckas som en överväldigande uppgift att skapa en. Bryt processen ner i separata steg för att göra det hanterbart och börja med att identifiera dina mål och vad du vill att manualen ska utföra.

Ändamål

Medan du kan ta olika tillvägagångssätt för att skriva en organisations- och policyhandbok är syftet med en manual att stava ut viktig företagsinformation för anställda. En grundläggande handbok täcker företagets uppdrag och mål och erbjuder breda riktlinjer för vad som förväntas av anställda och vad anställda kan förvänta sig från företaget. En mer utarbetad policyhandbok innehåller specifika regler och regler för alla ämnen som gäller ett företag.

Översikt

Att göra en översikt av din manual hjälper till att organisera dina tankar och identifiera de ämnen du vill täcka. Det fungerar också som en innehållsförteckning. Börja med att dela upp din översikt i avsnitt som täcker breda ansvarsområden som är relevanta för ditt företag, såsom en introduktion, uppförandekoder, ersättning, förmåner, personal, teknik, administration och juridik. Om du upptäcker att du vill täcka vissa ämnen på djupet, skapa underrubriker för avsnitt, till exempel betaltid och sjukförsäkring under förmåner.

Organisationsinformation

Organisationsinformation omfattar företagets uppdrag och ingår allmänt i början av manualen. Introducera syftet med företaget och orsakerna till att ha en policyhandbok. Beroende på företagets storlek och längden på ditt meddelande kan du skriva det som en sida eller dela den i underavsnitt. Typiska ämnen är företagshistoria, mål, värderingar och ett uttalande om företagets engagemang för anställda.

ämnen

Oavsett om du bestämmer dig för att ta itu med dina policyer med breda och allmänna sektioner eller för att använda detaljerade delsektioner, introducera varje ämne med en mening eller två om syftet med politiken och använd sedan ytterligare avsnitt för att specificera den specifika policyen. Typiska policyer för att ta itu med enligt uppförandereglerna inkluderar en klädkod och en drog- och alkoholpolitik. Under ersättning kan du prata om arbetsscheman och timmar, tidskrifter, lönedagar och hur höjningar eller bonusar hanteras.

Förmåner brukar adressera olika uppsägningsblanketter och typer av försäkringar som erbjuds. Personalavsnitt kan innefatta hur anställda meddelar företaget en förändring av status som påverkar ersättning eller förmåner och en policy om tillgång till personaldokument. Rättspolitiken bör innehålla uttalanden om lika möjligheter, konfidentialitet och nolltolerans för trakasserier.

Juridisk granskning

När du har skrivit din manual, få en advokat att granska den innan du distribuerar den till anställda. En advokat som arbetar i arbetsrätten kan berätta om språket i din handbok överensstämmer med federala och statliga lagar och verifiera att du inte oavsiktligt är skyldig i skyldigheter som du inte var medveten om när du skrev handboken.