Hur man skriver en situationsrapport

Situationsrapporter är utformade för att förmedla detaljerna i en viss händelse, t.ex. statliga rapporter om en naturkatastrof eller täckning av en stor företagsomvandling. Om du är uppmanad att skapa en för ditt företag, spelar du rollen som reportern. Du måste samla relevanta uppgifter från de berörda parterna och dela dem ihop i ett sammanhängande format som målar en tydlig bild av situationen. En väl utformad lägesrapport kan gynna ditt företag genom att ge ledning och personal de uppgifter som behövs för att fatta viktiga beslut.

1.

Bedöma situationen Bestäm vilken information som måste samlas in, och vem. Gör en lista över dina målkontakter och ange ett mål för slutdatum för lägesrapporten. Till exempel, om ditt företag skickade en stor order till fel adress, ta reda på vilken personal som var direkt involverad i att ta och skicka ordern.

2.

Kommunicera med varje individ som är inriktad i den inledande bedömningen för att få sin feedback om situationen. Fråga om öppna frågor och sond för ytterligare information om din källa inte erbjuder all information du vill ha. Ta detaljerade anteckningar och använd om möjligt en handhållen bandspelare för intervjuer. Anteckna kontaktuppgifter för varje person du intervjuar, inklusive fullständigt namn, professionell titel, födelsedatum, adress och telefonnummer. I ovanstående exempel vill du få en detaljerad tidslinje för alla händelser som kan ha bidragit till att beställningen skickas till fel adress.

3.

Skriv din lägesrapport. Sammanfattar situationen på toppen. Följ med stycken ordnade på ett sammanhängande sätt, detaljerade varje beslut, händelse och detalj och som bidrog till situationen. Var exakt med datum, tider och fakta. Distribuera rapporten till alla relevanta anställda.

4.

Följ upp din lägesrapport med regelbundna lägesrapporter, om det behövs.

tips

• När du är osäker, bekräfta och klargöra detaljer med dina källor.
• Skriv lägesrapporten på ett faktiskt sätt utan att avslöja dina personliga känslor.
• Det är användbart att skriva i omvänd pyramidformat, koncentrera sig på de viktigaste detaljerna på toppen och sedan sjunka till de mindre viktiga fakta.
• Använd direkt språk, utan slang eller jargong. Undvik adjektiv om du kan.