Typer av interna kontroller i en livsmedelsbutik

Livsmedelsbutiker står inför en rad utmaningar för att behålla inventarierad och finansiell rapportering korrekt. Investeringsstöld av anställda eller kunder resulterar i förlorad vinst för affären och högre priser för ärliga kunder. Felaktig redovisning resulterar i dåligt beslutsfattande, eftersom ägaren litar på informationen i de finansiella rapporterna. Interna kontroller minskar risken för stulna lager eller felaktig rapportering.

Behov av kontroller

I livsmedelsbutiker måste fördärvliga varor lagras korrekt för att försäkra försäljningen. Många produkter är små nog att passa i konsumentens ficka. Kassörerna arbetar direkt med kontanter, och revisorn bestämmer vilka leverantörer som ska betala. Interna kontrollprocedurer begränsar möjligheten för anställda eller kunder att missbruka eller stjäla butikens tillgångar och minimera möjligheten att felaktiga finansiella poster.

Separering av arbetsuppgifter

Separering av uppgifter avser att tilldela specifika uppgifter inom en process till olika personer. Detta gör det möjligt för varje person att ge dubbel kontroll på den andras arbete. Till exempel växlar kontanter ofta hela dagen i utcheckningsraden, och du kan tilldela en separat anställd att räkna pengarna i kassörens register i slutet av övergången för att säkerställa att den lägger till. I affärsområdet där anställda får matförsändelser från leverantörer kan en anställd få sändningen och en annan anställd kan verifiera inventeringen medan strumporna sätts på hyllan.

revisioner

Revisioner ger ledningen möjlighet att granska det arbete som genomförts under hela månaden. En revision återger arbetet för att se om samma svar uppstår. Vid en lagerrevision räknar till exempel livsmedelsaffärsansvariga produkterna på hyllorna och på lageret och jämför numret med den mängd som registrerats i butikens register. Skillnader identifierar fel eller potentiell stöld.

Dokumentation

Kassaregister skapar kvittoband av de transaktioner som inträffade under varje skift. Lagerlokaler upprätthåller kopior av mottagande dokument och överföringar till butikshyllor. Anställda använder stämpel eller elektroniska stockar för att registrera timmarna de arbetar. Denna dokumentation tillhandahåller verifiering av att lagertransaktioner inträffade, att anställda arbetade de rapporterade timmarna och att försäljningsinformationen är korrekt.