Sätt att hålla konfidentiell information säker i en reception

Konfidentiell muntlig och skriftlig information passerar ofta genom mottagningsområden. Ändå har många företagare inte tillräckligt med skydd för att förhindra att konfidentiella detaljer faller i fela händer. Oavsett vilken typ av information som helst - oavsett om det är kundnamn, patientrecept eller diagnostisk testning, kommande affärsprojekt eller juridiska frågor - att hålla det säkert kräver lämpliga skyddsåtgärder.

Skapa en integritetsplan

Ett sätt att hålla informationen säker är att arrangera receptionens layout på ett sätt som gör det svårare att vänta kunder eller leverantörer för att se konfidentiellt pappersarbete eller höra konfidentiella uppgifter från telefon eller ansikte till ansikte samtal. Du kan till exempel konfigurera mottagnings- och väntelägen i två separata rum eller - om du har en öppen planlösning - installera ogenomskinliga ljuddämpande akustiska väggpaneler mellan områdena. Med endera arrangemang kan väggpaneler skilja olika receptionen områden, som incheckning, utcheckning och samråd i vissa medicinska kontor.

Upprätta receptionen förfaranden

En ändrad layout kan inte hindra alla instanser av icke-mottagande personal och besökare att få tillgång till konfidentiell information i receptionen. Att fastställa klara regler och förfaranden för anställda att följa kommer att hjälpa till. Till exempel kan du kräva att endast personalen i receptionen är tillåtna bakom skrivbordet. Du kan också kräva att personalen i receptionen täcker konfidentiellt pappersarbete när någon närmar sig skrivbordet, eller loggar av datorer och låser bort konfidentiellt pappersarbete varje gång de lämnar sina arbetsplatser av någon anledning.

Utbilda personalen och allmänheten

Det är också viktigt att alla dina anställda och allmänheten förstår och följer dina regler. Personalutbildning kan omfatta sekretess- och sekretessutbildning, en regleringsbok för receptionsregler för framtida referens och tecken eller affischer som påminner personalens ansvar för att skydda konfidentiell information. Offentlig utbildning kan innebära att man skickar relaterad information via post- och e-post till upprepade besökare, som vanliga kunder, patienter eller leverantörer. Dessutom kan du installera gästskyltar i närheten av receptionen och runt väntrummet som tydligt beskriver reglerna och dina förväntningar.

Saker att komma ihåg

Om din verksamhet innebär hälso- och sjukvård måste du verifiera att eventuella ändringar som görs för att skydda konfidentiell information i receptionen överensstämmer med regler som fastställs i lagen om hälsoinformation, sekretess och ansvarsskyldighet. Vissa receptionister avslöjar oavsiktligt konfidentiell information via telefon eller i allmänna utrymmen. Betona med din personal att de inte ska diskutera konfidentiell information med någon utom den person eller personer som har godkänts för att höra det. De bör också vänta tills besökare har flyttat från receptionen innan de diskuterar konfidentiell information.