Effektiviteten av informationsteknologi på redovisningstillämpningar

Informationsteknik finns idag i de flesta kontorslokaler via datorer, skrivare och annan utrustning. En inbyggd del av finansiella processer, teknik tas ofta för givet i konton. Till exempel kan du gå online och kontrollera ditt kontantsaldo i banken när du vill, eller du kan ladda upp journalposter och inte tänka två gånger om dem.

Fart

Hastighet är kännetecknet för informationsteknik. Användningen av flera teknologier resulterar i snabbare och mer exakta resultat. Men kom ihåg att varje del av tekniken köpt, vare sig det är maskinvara eller programvara måste vara kompatibelt för att leverera bästa prestanda. Om ett stycke fungerar eller inte är användbart är systemet inte effektivt. Till exempel, om nätverksinnehållet bokföringsapplikation misslyckas, blir arbetet försvagat och systemet är inte effektivt. För att kunna vara effektiv så fort som fart, bör redovisningssystemet fungera smidigt med lämpliga hårdvaru- och backupsystem.

Noggrannhet

Redovisningsarbetet är mycket detaljerat och noggrannhet vid inspelning och rapportering värderas högt. Teknik har haft en positiv effekt i redovisningstillämpningar eftersom beräkningar som görs av ett datorprogram upplever mycket få fel. Till exempel kan en faktura ha flera rader och försäljningsskatter som är associerade med den. Om fakturan ska utvecklas manuellt är sannolikheten för fel hög, men det är inte fallet om programvara används med korrekt inställning.

Flexibilitet

En bokföringsavdelning behöver också flexibel teknik som kan anpassa sig när affärspraxis förändras. För att vara effektiv måste informationstekniken i samband med redovisning vara flexibel för att tillgodose förändringarna. Programvaran måste till exempel kunna uppdateras för att erbjuda nya processer, såsom kreditkortsbehandling och möjligheten att skicka fakturor online. Annars blir mjukvaran föråldrad. Revisorer använder också programvara för skatter och andra redovisningsbehov som ofta ändras. Tekniken måste vara skrymmande för att komma ikapp med förändringarna.

Moln

Den senaste trenden med bokföringsapplikationer är webbhotell off-site. I stället för att installera ett program på din dator och spara data där, finns programmet på en server på en annan plats. Den sparade informationen är tillgänglig via Internet. Det kallas också "arbeta i molnet." Företag kan spara pengar i köp av mjukvara och hårdvara genom att logga in med en molnleverantör och använda sina program och utrymme för att spara data, vilket innebär att det inte finns något behov av att få en större hårddisk eller oroa sig för programversioner. Den andra fördelen med molnet är att du har tillgång till din information var du än befinner dig.

överväganden

Informationsteknik är inte perfekt. Många gånger påverkar problem med anslutningar, kompatibilitet och andra tekniska problem hur bokföringsprocesser utförs eller om de utförs alls. För att göra tekniken effektiv för redovisning med minimalt nedsatt tid bör företagen ha en plan för att hantera elektriska problem, fel på Internetanslutningar och datavirus. Kritiska bokföringsfunktioner, till exempel löneavgift, bör ha minst två alternativ för behandling. Om data generellt överförs via Internet, så ordna så att informationen också kan ringas eller faxas, bara om något händer med datorn eller Internetanslutningen.