Svaghet i Financial Management Internal Controls

När ditt företag inte har tillräckliga kontroller i ekonomistyrning vet du inte företagets sanna ekonomiska situation och du kan anmäla felaktiga belopp till myndigheter för skatte- och regleringsändamål. Svagheter i kontrollerna för ekonomisk förvaltning har tydliga orsaker och korrigerande åtgärder. Du behöver bara identifiera problemområdena, bestämma varför dina kontroller inte är effektiva och tillämpa motsvarande korrigerande åtgärder.

Dokumentation

En stor svaghet i ekonomisk förvaltning är bristen på adekvat dokumentation. Huruvida dokumenten är i pappersform eller digital form måste finansförvaltningen kunna rekonstruera vem som initierade en åtgärd, såsom en betalning. vem godkände det vem modifierade den om den modifierades vem utförde den och vad berodde på åtgärden. Tillräcklig dokumentation av aktiviteter fastställer vem som var ansvarig för en åtgärd om ett problem uppstår senare.

Funktionssegregation

Kritiska aktiviteter, såsom utfärdande av kontroller, måste separeras i flera uppgifter utförda av olika anställda. Att ha samma medarbetare handlar hela processen som en svaghet i den interna finansiella kontrollen. Vanligtvis utfärdar en person kontrollen medan två eller flera andra signerar det och en annan anställd skickar ut det och går in i böckerna. Separatorfunktioner gör svindelaktiviteten svårare.

Träning

Om ett företag måste upprätta finansiella rapporter i enlighet med vissa standarder måste de anställda som är ansvariga för arbetet vara bekanta med standarderna, bolagets policy och interna kontroller. Bristfällig utbildning av anställda i viktiga ansvarsområden utgör en svaghet i den interna finansiella förvaltningen.

Bristande rapportering

Brister kan uppstå vid utformning eller utförande av rutiner, men ekonomisk förvaltning måste rikta in båda möjligheterna med övervakning som upptäcker skillnader och utfärdar motsvarande rapporter. Om exempelvis programvara inte spårar viktiga dokument eller om en anställd glömmer att utfärda erforderliga formulär måste anställda som ansvarar för verifierande dokumentation utfärda en bristande rapport.

Tillstånd

Försummar att spåra godkännanden för att säkerställa att anställda inte överskrider deras behörighetsnivåer är en viktig internkontrollfunktionssvaghet. Anställda har tillstånd att underteckna vissa funktioner och utgiftsgränser under vilka de kan godkänna utgifter. Om en anställd inte respekterar sina gränser, utgör den en allvarlig svaghet i den interna finansiella kontrollen.

Försoning

Anställda sammanställer viktiga variabler inom ett företag från flera källor. De kan till exempel ta fysisk inventering av produkter till hands, men beräkna även lager från mottagna produkter och sålda produkter. Brist på försoning mellan de två källorna är en svaghet i den interna finansiella kontrollen. Avstämning identifierar skillnaderna mellan de två källorna och finner förklaringar som leder till förbättringar. Brist på försoning betyder att verksamheten inte tar hänsyn till skillnader.