Vad är effektiva sätt att hantera företagets utgående brev?

Även om e-post har haft stark inbrott, anser de flesta företag fortfarande "snigel" -post som en viktig del av sin verksamhet. Kontrakt, lönecheckar, fakturor och mer alla rutinmässigt reser genom posten. Ett smidigt företag behöver ett smidigt system för att hantera dessa viktiga material effektivt. När det gäller utgående mail kan du spara mycket tid och pengar genom att strukturera dina kontor och träna dina anställda om hur man effektivt använder systemet.

Bra märkning

Alla utgående mail måste tydligt identifiera avsändaren och mottagaren. Anvisa anställda i korrekt förberedelse av kuvert, och gör någon på personalen tillgänglig för att svara på frågor om posten. Undvik handskrift på kuvert när du kan spara tid genom att automatisera processen. Beställ anpassade kuvert eller etiketter med ditt företags information, specialiserad som nödvändig för separata avdelningar, grupper och individer, så att både posttjänsten och mottagaren kommer att veta vem som skickade brevet. För mottagare av rutinmail, använd plastfönsterkuvert och skriv in mottagarinformationen för dator för snabbhet och noggrannhet. För stora eller vanliga mängder utgående mail, använd programvaruverktyg för att skriva ut mottagarinformationen automatiskt genom att dra från befintliga kontofiler.

Office Mail Movement

För att samla utgående mail effektivt behöver du ett "omvänd träd" -system för att samla allt utgående mail och få det till en eller flera avstämningspunkter där ditt företag överlämnar det till kurirer till posttjänsten eller ett rederi. Ställ in utkorgar i alla kontor och områden som samlar utgående mail och ange samlingsrum för större utgående paket så att de inte regelbundet rubbar arbetsplatsen. Sträva efter ett system där anställda kan lämna av sitt utgående brev med ett minimum av krångel och tid.

Intern samling

Tilldela en eller flera anställda att samla in post och paket från alla angivna lager och rum, för sortering och bearbetning i det centrala postrummet. Förse medarbetarna med checklistor så att de inte glömmer några samlingspunkter. Välj anställda som kan arbeta i tid och få posten redo att gå ut i tid, och vem kan upprätthålla goda relationer med pickup-kuriren. Ge portmätare i postrummet så att ingen har att göra med att fästa frimärken.

Pickup Times

Utgående mail tillkommer under hela dagen, och om ett visst brev kommer att hamna sent, går det inte ut till nästa arbetsdag. Identifiera en optimal posthämtningstid beroende på företagets behov och schemalägg regelbundet hämtning med den amerikanska posttjänsten och med en föredragen logistiksändare som UPS eller FedEx för paket och leverans över natten. För att få mail levererad i rätt tid, kan du behöva flera pickup under hela dagen. Omvänt, om ditt företag inte genererar tillräckligt med mail för att stödja regelbunden hämtning från en logistikändare, tilldela en anställd att ta det mailet till avsändarens närmaste avresepunkt.