Vilka ord skulle du använda i ett memo för sena anställda?

Medarbetare som är kroniskt sent kan kosta bolagets pengar och påverka anställdas moral. Sådana anställda kostar amerikanska arbetsgivare 3 miljarder dollar per år i förlorad produktivitet, enligt en rapport från Penn State i april 2010. Hjälpa ditt företag att fungera smidigt genom att muntligt adressera problem av tardiness när de först uppstår. Om verbala varningar inte leder till förbättrat beteende måste du dock uttrycka dina farhågor skriftligt. Notatet kan fungera som en skriftlig varning och ska kopieras till personalavdelningen och placeras i medarbetarens fil.

Se Företagspolicy

När du skriver ett memo som adresserar en anställds tardiness, börja med att hänvisa till din företagspolicy angående detta problem. Inte bara kommer det att göra ditt memo verkar mer professionellt, det är mindre troligt att det tas som ett personligt förskott om du inkluderar den här delen. Citera politiken ordspråkligt. Du kan börja ditt memo med en fras som "Enligt kapitel 3, avsnitt 1 i anställningshandboken, " Anställda förväntas komma fram till jobbet i tid varje dag för att förbereda butiken för att öppna. " Det har uppmärksammats att du har brutit mot denna policy tre gånger under den senaste löneperioden. "

Ge specifika exempel

Ange i ditt memo exempel på när arbetstagaren har varit sen. Detta klargör inte bara med arbetstagaren vilka dagar du refererar till, men det ger dokumentation som kan behövas senare om beteendet eskalerar. Till exempel: "Rekord visar att du klockade in klockan 8:16 den 2 februari 2011, klockan 8:32 den 4 februari 2011 och klockan 8:13 den 5 februari 2011. Detta är efter vår diskussion om din tardiness den 26 januari 2011. "

Förklara följder

Låt din anställd veta konsekvenserna av att fortsätta att vara sen till jobbet. Håll fast i företagspolicy, så dina handlingar kommer att vara konsekventa när du diskuterar andra anställda på samma sätt. Du kan skriva, "Detta brev fungerar som en skriftlig varning. En ytterligare incident kommer att resultera i en andra skriftlig varning. Enligt företagets policy, efter två skriftliga varningar, frigörs anställda från anställning. du har många bra år med företaget. "

Ord att undvika

Skriftlig kommunikation till anställda måste alltid vara tydlig. Undvik att använda vaga ord som "kanske", "förmodligen" och "bör". Det är bara rättvist för din anställd att låta honom veta exakt var han står. Även om du kanske är frestad att inkludera berömda ord om arbetstagarens prestanda eller annat irrelevant material för att mildra blåsan, undviker du att göra det. Ett anmälan till en sen anställd kan åtalas om arbetstagaren avfyras och inleder en rättegång - ett scenario som inte är ovanligt. Håll fast vid frågan för att undvika förvirring eller ansvar. Låt arbetstagaren underteckna sin kopia av noteringen för att ange att han mottog den.