Olika stilar av affärsbrev

E-post och texter har ersatt bokstäver på många områden i våra liv, men det är viktigt för småföretagare att veta hur man skriver ett professionellt företagsbrev. Oavsett om du skriver till leverantörer, kunder eller en potentiell finansieringspartner, reflekterar ditt brev om dig och ditt företag. Ett dåligt utformat brev kan ge läsaren ett intryck av att du saknar färdigheter och professionalism för att driva din verksamhet.

Tre stilar

De tre acceptabla stilarna av affärs bokstäver är block, modifierade block och semiblock. De tre skiljer sig mest i var linjerna börjar. I blockstil börjar alla linjer till vänster. Om du väljer en modifierad stil, börja alla bokstäverna utom returadressen och stängningslinjerna - inklusive din signatur - i vänstra marginalen. börja undantagen mitt på din sida. Semiblock-stilen är identisk med det modifierade blocket, förutom att du borde ange första raden i varje stycke i bokstäverens kropp.

Teckensnitt, margener och spacing

Använd 12-punkts Arial eller Times New Roman-teckensnitt för att göra ditt brev lätt att läsa. Ange 1-tums marginaler runt, oavsett vilken stil du väljer för att ge ditt brev ett professionellt utseende. Det jämna utrymmet runt ditt brev gör att det ser snyggt ut och gör det enklare att läsa. Om du använder blockstil, hoppa alltid över en rad efter din returadress - eller rubrik - innan du fyller i ett datum. Om du använder modifierat block eller semimodifierat block är valet ditt om du vill hoppa över en rad före datumet. Hoppa över en rad mellan varje avsnitt i ditt brev och mellan stycken i brevets kropp.

sektioner

Affärsbrev har flera avsnitt. Rubriken inkluderar din returadress, datum och mottagarens adress. Hälsningen eller hälsningen är nästa, följt av kroppen, stängningen och signaturlinjen. Ta alltid med din fullständiga returadress, även om du kan inkludera din e-postadress och telefon- och faxnummer om du väljer det. Inkludera i mottagarens identifieringsinformation, såsom hans avdelning, om du har den. Börja din hälsning med "Kära" följt av personens personliga eller professionella titel. Använd ett kolon efter hälsningen. Stäng ditt brev med "Med vänliga hälsningar", följt av ett komma. Hoppa över fyra rader och skriv ditt namn och din titel. Skriv brevet ovanför ditt namn.

överväganden

Håll din stil konsekvent i hela brevet. Om inte det är nödvändigt för korrekt sammansättning, kursiera inte, fetstil eller understrecka ord. Ofta används dessa stilar för att betona vissa ord när de skriver informellt, men de lånar brist på professionalism för företagsskrivning. I stället för ett solidt textblock i kroppen, bryt upp det i flera lättlästa avsnitt. Be någon att korrekturläsa ditt brev för fel och klarhetsproblem innan du skickar det.