Nackdelarna med att använda bokföringsprogramvara

Nästan varje artikel eller rapport du läser idag talar om fördelarna och ibland nödvändigheten av företagsägare att införliva teknik i alla aspekter av deras verksamhet. Men ett bokföringsprogram är inte nödvändigtvis den bästa ideen för alla småföretag. Om du är egenföretagare eller äger ett litet företag, bör du överväga nackdelen att använda bokföringsprogramvara samt fördelar som uppnåtts.

Kosta

Även om vissa små bokföringspaket är rimligt prissatta, är kostnaden för programvaran inte den enda kostnaden för att använda programvaran. Redovisningsprogramvara kräver miniminormer för datoranvändning med avseende på RAM, processorhastighet och hårddiskminne. Att göra en säkerhetskopia av dina bokföringsuppgifter kan också kräva mer lagringsutrymme än ett Excel-kalkylblad, vilket enkelt kopieras till en flash-enhet. Tekniskt stöd för mjukvaran kan kosta extra, och du kan få årliga licensavgifter för att få uppgraderingar. Om du inte är kompetent i installation av programvara eller redovisning, kan du också medföra kostnader för att anställa en konsult för att utföra dessa uppgifter för dig.

Svårighet

Några bokföringspaket är utformade speciellt för icke-revisorer, men du kommer fortfarande att uppleva en inlärningskurva när du konverterar till något mjukvarupaket. Om du aldrig har använt bokföringsprogramvara tidigare kan du lära dig bokföringsvillkoren, layouterna och bestämma en korrekt inställning, vilket är svårare än de fördelar som du får från att använda programvaran. Att driva ditt eget företag kommer redan med tillräcklig stress och förvärring. Du bör inte lägga till stress för att lära sig bokföringsprogram till blandningen om inte det är absolut nödvändigt eller vinsterna från att använda programvaran överväger förlusterna.

Tid

Bearbetningskostnader och fakturor i bokföringsprogrammet tar vanligtvis mer tid än att bara registrera utgiften på en bokstavsladd eller kalkylprogramvara och skapa handskrivna fakturor eller kalkylarkbaserade fakturor. Om du använder datorn inte är en stor del av din dagliga rutin, kan den tid som krävs för att bearbeta grundläggande dagliga finansiella data överväga eventuella vinster från mjukvaran.

Underhåll

Att upprätthålla bokföringsprogrammet omfattar inte bara uppgraderingar till mjukvarupaketet för redovisning utan också underhåll och uppgradering av all nödvändig utrustning för att utnyttja bokföringsprogramvaran, eftersom nya versioner kan kräva uppgraderad utrustning. Den utrustningen innehåller ofta din dator eller bärbar dator, bildskärm, skrivare, internetanslutning och modem, backup-enhet och operativsystem. Om du inte vill spendera tid och pengar för att hålla din utrustning i överensstämmelse med bokföringsprogrammet, är det bäst att hålla sig till kalkylblad eller bokföringsbokföring.