Dokumentkontrollprocedurer

Procedurer för dokumentkontroll säkerställer att anställda i företagsverksamheten använder rätt dokument för att utföra sitt arbete. Förfarandena är en nyckelkomponent i kvalitetssäkringsprocessen. De spårar dokumentförberedelse och hantering för att se till att de ansvariga för dokumentation ersätter föråldrade dokument med de senaste versionerna. Sådana förfaranden inkluderar register över de anställda som skapat, ändrat och godkänt dokument så att företaget kan avgöra hur man undviker misstag och förbättrar kvaliteten på sina produkter och tjänster.

Skapande

Dokumentkontrollprocedurer anger vem som är ansvarig för att skapa specifika dokument och hur dokumentets upphovsman måste identifiera den. Förutom att ge dokumentet ett namn i ett föreskrivet format måste den ansvariga medarbetaren skriva under dokumentet för att identifiera sig som upphovsman. Att underteckna dokumentet indikerar att arbetstagaren anser att arbetet är fullständigt, och han måste inkludera det datum som visas när han avslutat arbetet.

Recension

Kvalitetssäkringsprinciper kräver att företagen granskar många av sina dokument för noggrannhet, speciellt tekniska ritningar och specifikationer. Dokumentkontrollprocedurer specificerar vilka dokument som ska granskas, av vem och hur man registrerar en sådan granskning. Vanligtvis anger ett granskningsförfarande vilka kvalifikationer en granskare måste ha, och hur granskaren utför de ändringar som krävs i dokumentet. Det beskriver hur man registrerar ändringar och där granskaren måste skriva för att visa att han har genomfört en framgångsrik recension.

Revision

Förutom förändringar som gjorts under en granskning beror nödvändiga ändringar i dokumentationen ofta på förändringar i projekt eller verksamhet. Dokumentkontrollprocedurer anger vem som initierar revisioner och vem bär dem ut. När en granskning är klar erhåller det reviderade dokumentet en beteckning som gör det möjligt för medarbetare att identifiera den som den senaste revisionen vid ett visst datum. Det gamla dokumentet får en beteckning som föråldrad och ett märke att det inte längre är aktuellt.

Ersättning

En viktig del av dokumentkontrollprocedurerna beskriver hur ett företag ser till att de senaste versionerna av dokument ersätter föråldrade versioner på de platser där dokumenten används. Förfarandena anger vem som ansvarar för förnyelsen av dokumentation, ofta initiativtagaren till revisionerna. Å andra sidan instruerar förfarandena användarna av dokumentation om identifiering av föråldrat material och hur man kontrollerar de senaste revisionerna.

Externa dokument

Företag måste ofta använda dokumentation som kommer från företagets utsida. Sådana dokument följer inte de interna rutinerna när de anländer först. Dokumentkontrollprocedurer anger vem som är ansvarig för integrationen av sådana dokument i företagsystemet. De specificerar hur man identifierar de externa dokumenten, huruvida en granskning är nödvändig och hur man fortsätter med revisioner om det behövs. När de ansvariga medarbetarna är integrerade ser de till att relevanta externa dokument finns tillgängliga där så krävs.