Dokumentationskrav för företagskostnader med IRS

Även om interntjänsten kräver att ditt företag ska skicka in endast papperstyper, till exempel 1099-blanketter, är korrekt dokumentation avgörande om ditt företag någonsin står inför en skatteutredning. Om du inte har tillräckliga anteckningar och kvitton som dokumenterar varje företagskostnad som du drog av tidigare intäkter, kan IRS hitta dig ansvarig för återbetalning förutom höga böter och räntebetalningar.

Fotografiska bevis

För att kunna ansöka om avdrag för hemmakontor måste du ägna ditt kontorsområde uteslutande för arbetsändamål. Mängden av din hyra eller inteckning, verktyg och till och med telefonräkningen är direkt korrelerad med kvadratmottagningen i detta dedikerade utrymme. Bonnie Lee of Entrepreneur Magazine föreslår att du tar daterade bilder av ditt hemkontorsrum som skydd vid revision, särskilt om platsen eller ditt kontor ändras över tiden. I vissa fall kan en video av någon som mäter utrymmet eliminera behovet av ett hembesök under en revision.

Fotografier av relaterade tillgångar eller utgifter som du inte har kvitto på, till exempel en repositionerad bokhylla som du nu använder på ditt hemkontor, är också till hjälp.

Långfristig registrering

IRS kan granska en avkastning från år sedan, så det är viktigt att hålla gamla register. I en intervju med Inc. Magazine föreslår revisionsbyrån Hirsch & Silberstein att alla kvitton, avbrutna kontroller och kontoutdrag hålls i minst sju år. Håll alltid fastighetsrekord och kopior av varje tidigare avkastning, oavsett hur gammal.

Medarbetardokumentation

Enligt IRS måste du ha varje anställd fylla i formulär I-9: Verifiering av anställningsberättigande. Du måste också få anställda att fylla i formulär W-4: Anställdas återbetalningsbevis för att beräkna beloppet som ska hämtas från lönecheckarna. Frilansarbetare och andra tillfälliga arbetstagare bör fylla i formulär W-9: Begäran om skattebetalarens identifikationsnummer och certifiering. Håll original kopiorna av alla dessa blanketter på obestämd tid.

Om du har anställda måste ditt företag fylla i formulär W-2: Löne- och skattedeklaration med IRS och distribuera en kopia till arbetstagaren och Socialförsäkringsverket senast den 31 januari varje år. Om du anställde några oberoende entreprenörer måste du fylla i Form 1099-MISC med IRS och lämna en kopia till entreprenören senast den 31 januari varje år.

Kvitton för inköp och kostnader

IRS Publication 583 beskriver en komplett lista över inköp och utgifter som det uppmuntrar företagare att behålla poster. En särskild registreringsmetod är inte nödvändig, men du bör ha tillräcklig dokumentation för att verifiera eventuella kostnader eller inköp du krävde på din avkastning, förutom verifiering av all företagsinkomst. Organisera kvitton efter räkenskapsår och kategori för enkel framtida referens.