Dokumentation av väsentliga redovisningsförfaranden

Medan betydande redovisningsprocesser inte har historien om din favoritroman, ger de kontroll över ditt företags finansiella rapportering. Dokumentation av väsentliga redovisningsförfaranden är väsentlig för att säkerställa att affärsverksamheten redovisas på ett konsekvent sätt och i enlighet med god redovisningssed. Att förstå stegen i att skapa ett redovisningsprocessmemo kan hjälpa dig att rulla ut det här förfarandet i ditt lilla företag.

Transaktionscykel

Regleringsprocessdokumentation hanteras vanligtvis av transaktionscykeln. Till exempel ingår alla redovisningsförfaranden i samband med inköp ofta i samma redovisningsprocessnotat. I småföretag som är tillräckligt stora för att stödja en redovisningsavdelning, initieras dokumentation vanligtvis av en redovisningsansvarig eller kontroller som bestämmer vilka typer av transaktioner som är vanliga nog i naturen för att dokumentera sig i en policy. I mindre företag tas dessa processer vanligtvis upp av företagets revisor. När dessa transaktioner har identifierats grupperas de efter transaktionscykel och processdokumentationen börjar.

Godkännanden och intern kontroll

Redovisningsdokumentation ska innehålla beskrivningar av godkännanden eller internkontrollaktiviteter som följs vid behandling av en transaktion. Till exempel kräver de flesta företag nivåer av godkännande när de gör inköp. En typbestämd godkännandepolitik tillåter medarbetare att spendera upp till en viss nivå utan godkännande, större inköp kräver övervakning eller chefsgodkännande och de största inköpen kräver ägarens godkännande. Liknande förfaranden antas ofta för kreditgodkännanden och ingå avtal på företagets vägnar. Oavsett godkännanden som du ställer in för ditt företag, dokumenterar kontrollen bara hälften av slaget. Dessutom måste du se till att företagets personal följer upp med anställda för att se till att reglerna följs.

Redovisning Behandling

Den viktigaste delen av ett redovisningsprocessnotat är beskrivningen av bokföringsbehandlingen. En bokföringsbehandling är en beskrivning av hur transaktioner ska redovisas. Generellt accepterade redovisningsprinciper tillåter ofta diskretion vid val av bokföringsbehandling, men de kräver vanligtvis att förfarandet tillämpas konsekvent. Genom att dokumentera bolagets ståndpunkt när det gäller redovisning av rutinmässiga transaktioner kan småföretagare se till att företaget redovisar konsekvent affärsverksamhet. Detta avsnitt ska innehålla en beskrivning av transaktionen, korrekt redovisning av transaktionen, en hänvisning till relevant redovisningsprincip som tillämpas och förfarandet som krävs för att få godkännande om du behöver avvika från förfarandet.

Ändra hantering

Granskning och uppdatering av bokföringsprocessmemor ska ske minst årligen eller när stora förändringar görs på hur företaget fungerar. För att säkerställa att ändringar dokumenteras i rätt tid borde småföretagare göra bedömningar av förändringar i affärsdelen av det månatliga nära förfarandet. Om ägare granskar verksamheten för eventuella relevanta förändringar som en del av en månadsöversikt av företagsresultat, registreras eventuella förändringar inom den månad de uppstår. Till exempel, låt oss säga en tidning rullar ut ett nytt ettårigt abonnemangsalternativ istället för att bara sälja tidskrifter i lokala butiker. Dessa ändringar kräver att ägaren bestämmer hur man tar hänsyn till abonnemangsinkomster. Genom att ta reda på detaljerna i det nya erbjudandet i slutet av månaden kan även en ägare som inte aktivt hanterar verksamheten se till att de korrekta förfarandena följs.