Utarbetande av ett internt memorandum

Interna memorandum ger dina medarbetare och chefer information om projekt, mål, deadlines, problem och andra ämnen. Om du förväntar dig att ditt memo ska läsas är det viktigt att skriva så kortfattat som möjligt och tydligt identifiera syftet med notatet. En snabb genomgång av memoformatering kommer att bidra till att ditt memo är tydligt och koncist.

Rubrik

Rubriken innehåller datumet, listar namnen på mottagarna, listar ditt namn och ger en kort ämnesbeskrivning. Placera var och en av dessa objekt på separata linjer. "Till:" föregår listan över mottagare, "Från:" föregår ditt namn, "Datum:" före datumet och "Ämne:" föregår ämnesbeskrivningen. Den viktigaste delen av rubriken är ämnet. Läsarna bör snabbt förstå vilken information eller anvisningar som finns i huvuddelen av notatet genom att läsa ämnesraden. En bra ämnesrad beskriver målsättningen med notatet i så få ord som möjligt.

Introduktion

Introduktionen ger en del bakgrund om det ämne som du kommer att diskutera i memohuset. Medan ämnet kan vara en du vet väl kan dina mottagare behöva ytterligare information, särskilt om de inte är direkt involverade i projektet. Förklara kortfattat orsaken till notatet i en två- eller tre-punkts stycke. Målet med introduktionen är att se till att mottagarna förstår exakt vad som kommer att diskuteras och varför de har fått notatet.

Kropp

I memohuset beskrivs ämnet i ämnesraden i detalj. Om syftet med noteringen är att uppdatera mottagarna om status för ett projekt, kan du kortfattat förklara projektets syfte och lista alla objekt som har slutförts och de som inte är färdiga. Om du behöver godkännande för att fortsätta med en uppgift eller uppgift ska kroppen innehålla information som förklarar exakt vad du planerar att göra, när du planerar att göra det och hur du planerar att göra det. Undvik att lägga till obetydliga detaljer. Notatet bör endast innehålla information läsare behöver förstå situationen eller fatta ett beslut.

Slutsats

Slutsatsen förklarar vilken åtgärd du vill att mottagarna ska ta efter att ha läst notatet. Du kan fråga om inmatning, ett beslut eller bjud mottagare till ett möte för att diskutera ämnet. Slutsatsen bör innehålla information om hur du kontaktar dig. Inkludera mer än en kontaktmetod, till exempel ditt telefonnummer och din e-postadress. Om det finns en tidsfrist för svar på noteringen är det viktigt att notera denna information också.