Exempel på en ideell huvudbok

Ideella organisationer får ofta finansiering från enskilda givare och annat utanför stöd. Behovet av tydlighet och avslöjande blir tydligt när man begär bidrag. Huruvida nonprofit söker givare eller inte, är en viktig del av hanteringen av framgångsrik strävan att ta in intäkter och distribuera tjänster eller produkter ett solidt bokföringssystem.

Grundläggande redovisningsförfaranden

Den grundläggande bokföringsekvationen "tillgångar är likvida skulder plus eget kapital" är modifierad när det gäller en ideell organisation eftersom ägarens eget kapital inte är vanligt tillämpligt. Således blir grundekvationen tillgångar lika med skulder plus nettotillgångar. Denna ekvation, när den beräknas exakt, balanserar. Dessutom är det denna information som redovisas i balansräkningen som en del av organisationens bokslut eller finansiella rapport. För att få denna information kommer en ideell organisation att registrera transaktioner under ett år med hjälp av den grundläggande redovisningsperioden. En grundläggande rekord som används i denna cykel är huvudboken.

Huvudboken och kontoplanen

Allmänna ledgers är register över all organisationens konton. För att underlätta inspelning och överföring av relevant data används ett diagram över konton. Fördelarna med ett sådant diagram inkluderar möjligheten att mer exakt spåra och sortera de olika transaktioner som organisationen är involverad i under hela året. Detta bidrar i sin tur till ideella för att sammanställa exakta rapporter för både intern undersökning och presentation till nuvarande och potentiella givare. Även för små ideella organisationer kan ett numreringssystem som identifierar typerna av konton i diagrammet påskynda inmatning och analys av data.

Ideella kontotyper

I många ideella organisationer mottas donationer och finansiering och utgifter och utmärkelser utbetalas. Detta skapar ett behov av olika typer av konton inom huvudboken. Till exempel inkluderar grundläggande konton tillgångar, nettotillgångar, intäkter, kostnader och skulder. Dessa kategorier kan delas upp i huvudboken för att ge mer detaljerad information.

Enkel huvudbok

Tillgångskonton inkluderar kassa- och kundfordringar. Skulder inkluderar skulder, upplupna kostnader och uppskjutna intäkter. En liten ideell organisation med färre kontounderkategorier kan använda en enkel generell huvudbok som innehåller högst sex kolumner: den första för transaktionsdatum, den andra för transaktionsbeskrivningar, den tredje och fjärde för att skicka antingen en debet eller en kredit för specifika transaktioner, och den femte och sjätte för att justera debit- eller kreditbalansen för det totala kontot.

Registrering av specifika transaktioner

För större tillgänglighet kan större ideella organisationer behöva upprätthålla dotterkonton som en del av huvudboken. Därefter kan undergrupper av utgifter omfatta transaktioner som inköp av porto eller trycktjänster. Hyres-, verktygs- och administrationskostnader är ytterligare exempel på vad ett ideellt företag skulle kunna inkludera i huvudboken som separata dotteravgifter.

När varor köps ökar expensekontot och kassakontot minskar för samma belopp. Eftersom generaldirektörer använder dubbel bokföring, innehåller varje transaktion en debitering till ett konto och en kredit till den andra.