Exempel på ett lönesystem

Du måste betala dina anställda via ett lönesystem, men typen av system du använder beror på dina lönebehov. Storleken på ditt företag och din kunskap om löneuppgifter har mycket att göra med om du väljer ett automatiserat eller manuellt system eller om du övergår jobbet till en tjänsteleverantör.

Automatiskt in-house

Ett automatiserat eller datoriserat lönesystem kan vara fristående programvara eller löneprogramvara integrerad med personal och bokföringsfunktioner. Från din arbetsplats anger du dina anställdas löneuppgifter i systemet - inklusive personuppgifter som t.ex. socialförsäkringsnummer och adress - och löner, arbetstider, lönefrekvens och skatteinnehavsinformation. Programvaran beräknar lönecheck baserat på de uppgifter du angav och möjliggör betalning med live check, direkt insättning och betalkort.

Med ett automatiskt tidssystem kan du skriva in timmarna i löneprogrammet. Lönelseprogramvara håller skatter från dina anställdas löner och beräknar komplexa saker som löneavdrag, tilläggslöner och förskottsavdrag. Programvaran låter dig spåra specifika personalförmåner, skriva ut löneregister och skatterapporter och utföra W-2-behandling. Detta system förbättrar effektivitet och noggrannhet över manuella system.

Lönstjänst

En lönelsetjänst är ett externt system. För en avgift lägger du ut dina löneuppgifter till leverantören. Beroende på dina behov behandlar leverantören antingen hela din löneskala, inklusive dina löneskattfrågor, eller hanterar vissa aspekter av din lönedel.

Löneföretag erbjuder i allmänhet onlinetjänster, och vissa erbjuder ett självständigt tillvägagångssätt: Du kör löneavgift från din mobiltelefon eller kontor och skriver ut dina egna lönecheckar, om du vill. I stället för att köpa programvara använder du leverantörens onlinesystem. Övriga lönebolag erbjuder mer begränsade onlinetjänster. Till exempel laddar du upp dina anställdas timmar i leverantörens system, medan leverantören behandlar hela lönen och vidarebefordrar lönecheckerna till dig. Detta system kan spara tid och pengar och hjälpa dig att minska straff för misstag i löne-, timma- och skattberäkningar, eftersom leverantören generellt har experter på dessa områden. Du måste fortfarande verifiera leverantörens arbete och hålla dig informerad om lönesamtal, eftersom du kan hållas ansvarig för leverantörens misstag.

För hand

Om du har få anställda, till exempel fem eller färre, kan du arbeta hela lönen manuellt eller manuellt. Du behöver bara några saker för att etablera detta system, såsom bankcheck, brevpapper och löneblad för registrering. Du beräknar löner och avdrag för hand, vilket kan vara riskabelt eftersom lönekalkylberäkningar kan vara komplexa.

Eftersom du inte har programvara för att hjälpa dig i dina beräkningar, kontrollerar du varje löneavgift för noggrannhet innan du faktiskt betalar dina anställda. Skriv inte årliga W-2-tal på grund av att socialförsäkringsadministrationens skanner kräver att en särskild typsnitt används för att läsa dem. använd en skrivmaskin istället. För att spela in, behåll bara filer med hårddisk. Detta system är enkelt och billigt att etablera.

överväganden

US Small Business Administration rekommenderar att du vidtar vissa åtgärder för att hjälpa dig att skapa ditt lönesystem. Detta inkluderar att erhålla ett arbetsgivaridentifikationsnummer, bestämma om statliga och lokala myndigheter behöver identifieringsnummer, känna skillnaden mellan anställda och oberoende entreprenörer, välja en löneperiod som överensstämmer med statslagen och välja rätt lönesystem.