En företagsstyrelsens möteskoordinator

Ett bolag håller periodiska styrelsemöten för att diskutera fakta och detaljer om ett företags angelägenheter. Bolagets VD kan leda mötet. Men innan styrelsen sammankallar, har någon tilldelats att organisera eller samordna evenemanget. Den här personen har ett tungt ansvar och det är hans plikt att göra arrangemang och planera verksamheten.

Vad är ett styrelsemöte?

Styrelsemöten ger en plattform för styrelsen att samla ihop och diskutera uppgifter om ett företag. Dessa möten belyser och diskuterar vanligtvis en företags ekonomiska styrkor och svagheter. Vissa företag har aktieägare, vilka är företag och privatpersoner som äger aktier i bolaget. Vid analys av bolagets resultat skapar styrelsen en finansiell rapport som beskriver bolagets ekonomiska ställning. Dessutom kan styrelseledamöterna diskutera politik, strategier och omröstning om föreslagna frågor under mötet.

Välj tid och plats

En samordnare för bolagsstämma väljer datum, tid och plats för mötet. Styrelsemöten hålls i konferensrum - antingen på företagets ort eller på annan plats. Eftersom företagsledamöter kanske bor i olika regioner, måste samordnaren bestämma en plats som bidrar till alla och sedan göra researrangemang. Samordnaren måste också granska varje styrelsemedlems schema och välja en tid som är bekväm för alla som deltar. Koordinatorerna ska skicka e-post eller vykort till alla medlemmar som bekräftar datum, tid och plats.

Förbereda mötesagendan

En agenda är en lista över saker som ska diskuteras under styrelsemötet. Koordinatorn förbereder dagordningen och belyser varje ämne eller ämne - och sedan kontaktar varje styrelseledamot, inklusive bolagets verkställande direktör. Varje styrelseledamot kan innehålla en verksamhet på dagordningen. Samordnaren förbereder en preliminär översikt över mötet och distribuerar sedan denna disposition till varje deltagare. Styrelseledamöter kan lägga till eller ta bort objekt före mötet, och samordnaren uppdaterar sedan dagordningen och distribuerar nya kopior.

Skapa en tidslinje

Med varje ämne på dagordningen måste samordnaren bestämma en tidslinje. Detta fastställer hur mycket tid som tilldelats för varje objekt. Om mötesagendan exempelvis har 15 objekt kan koordinatorn utse 20 minuter (eller mindre) för varje objekt, för att avsluta mötet inom en rimlig tidsram.