Federal Grant Accounting Procedures

När du har fått ett federalt bidrag från någon myndighet kan du förvänta dig att fylla i en massa dokument, behålla noggranna dokument under din beviljningscykel och dokumentera alla program och procedurer du följde när du använde bidragsbeloppen. Underlåtenhet att följa de federala riktlinjerna kan leda till en minskning av bidragspengar, förlust av ytterligare bidragsmedel eller kostnader som tillskrivs din egen organisation.

Håll fasta redovisningsförfaranden

Stödmottagare måste utveckla och upprätthålla förutsägbara, praktiska redovisningsförfaranden som tydligt skiljer bidragsfinansiering och utgifter från andra finansieringskällor. Federal bidrag kräver att mottagare följer allmänt godtagbara redovisningsförfaranden eller GAAP. Skapa fasta redovisningsförfaranden som tar hänsyn till alla dina utgifter innan du ens accepterar ett federalt bidrag.

Dokument varje steg av din utgift

Håll dokumentation av alla dina utgifter för federala bokföringsändamål. Tidskort måste signeras och godkännas av ledningen om de faktureras på bidragskontot. Bevis på dina bidragsmottagarers behörighet måste dokumenteras och sparas. Dina skriftliga redovisningsprinciper måste när som helst vara tillgängliga för federala revisorer. Håll originalfakturor, formulär för utgiftsgodkännande, kontrollera godkännanden och mottagande signaturer.

Bygg i Fail-Safes

Felaktiga förfaranden kan hjälpa dig att hålla dig orolig med federala finansieringsorgan. Bygg intern kontroll som kräver att din organisation behåller separata filer för alla dina bidragsprogram, behåll kopior av all bidragsdokumentation på fil för enkel åtkomst och konfigurera recensioner för att säkerställa att utgifterna inte överstiger bidragsanslag i något område. Kräver en förklaring för samtliga utgifter samt tillsynsundertecknanden. Utveckla kontroller för att spåra och redovisa kontanta utgifter och utse en individ för att få det slutliga säga över alla utgifter.

Utveckla och följ en budget

Du kan hålla fast vid bidragsparametrarna om du utvecklar och följer en strikt budget och regelbundet granskar de olika kontona. Jämför dina faktiska utgifter till budgeten varje månad och gör omedelbart korrigeringar som påverkar den totala budgeten. Ange ett schema för budgetrecensioner och hålla fast vid det så att du kan svara på revisionsfrågor med uppdaterad information när som helst de blir frågade. När du ansöker om bidrag måste du visa finansieringsorganet att du har en fungerande driftsbudget och tydlig plan för bidragsmedel. Federal bidragsredovisningsprocedurer kräver att du håller fast vid dessa siffror när du får dina bidragspengar.